Você sabe montar uma boa solicitação de evento?

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Uma viagem de incentivo internacional. Um cliente importantíssimo. Você precisa montar um Evento Perfeito.

A viagem é daqui a mais de um ano, mas o seu prazo para entregar o projeto é daqui a quatro dias. Qual é a novidade?

mulher escritório

De fato, o prazo original era de 10 dias mas o departamento comercial demorou um dia pra te passar e você estava com dois projetos para terminar – além de outros 3 em andamento. Só deu para pegar no dia seguinte. Mais um dia se foi pra ler o briefing, esclarecer as dúvidas e fazer um brainstorming sobre o que oferecer.

Beleza! Você escreveu o seu pedido e fez a gentileza de dar um prazo decente para os DMCs montarem um roteiro digno e conseguirem respostas de hotéis e outros parceiros.

Fuso horário. Feriado.

Resultado: quatro dias. Quatro dias para comparar ofertas, escolher um fornecedor e montar o roteiro. Quatro dias para planilhar os custos e fazer as apresentações de Powerpoint. Quatro dias para preparar um projeto de Evento Perfeito.

Vai dar tudo certo. Sempre deu. Você cancela o almoço no shopping e sai um pouquinho mais tarde. É o jeito.

São 3 orçamentos diferentes para comparar e escolher o fornecedor com quem vai trabalhar.

§ Mini Reflexão §
Quando eu estava na faculdade os professores diziam que o turismo era a indústria do futuro por que com o avanço da tecnologia as pessoas trabalhariam cada vez menos e poderiam viajar mais. Ahã. Pode até ser a indústria do futuro, mas por outros motivos baby.

Se você fez tudo direitinho até aqui, pode ser que as propostas dos fornecedores tenham vindo cheias de informações claras e úteis, ilustrações, descrições dos serviços e preços detalhados.

Rapidamente você vai esclarecer algumas dúvidas e vai seguir adiante. É um trabalho meticuloso, que vai te tomar muitas horas. Mas parece que vai correr suavemente… E muitas horas antes do prazo final você estará com tudo pronto, revisado, acompanhado de uma belíssima apresentação.

O mais delicioso é aquela sensação que você estará sentindo, de ter incluído algumas cerejinhas, de ter proposto ações simples e criativas que vão surpreender os convidados e encantar seu cliente.

Uma semana depois aquele e-mail delicioso: você ganhou a concorrência!

Difícil? Não… Está nas suas mãos fazer isso acontecer!

E uma das partes mais importantes deste processo é a RFP Perfeita.

Evento Perfeito RFP Chave

RFP – Request for Proposal

Request for Proposal ou Solicitação de Proposta – é talvez a mais importante ferramenta de gestão para o seu evento. Através dela você descreve todo o escopo do projeto e envia aos seus fornecedores o pedido dos serviços necessários para cumprir as exigências do evento.

É o começo da conversa, o tiro de largada, a chave da ignição.

É a sua chance de iniciar com o pé direito.

Porque a qualidade das propostas que recebemos dos fornecedores – e consequentemente o nível do projeto que entregamos – está diretamente associada ao profissionalismo com que preparamos as solicitações de evento ou viagem de incentivo.

Cada parte de uma RFP compõe um todo que é absolutamente necessário para o bom desenvolvimento do trabalho de todas as partes envolvidas. O detalhamento cuidadoso dos requisitos cria uma estrada suave, segura e de alta velocidade para o sucesso.

Simples assim.

Com uma RFP detalhada, você terá propostas também detalhadas – e com isso melhores condições de comparar preços e serviços, ganhando em rentabilidade e qualidade!

Se não dissermos aos DMCs, hotéis e outros fornecedores o que exatamente precisamos, eles não poderão corresponder às nossas expectativas e muito menos enviar uma proposta alinhada aos objetivos do evento e ao perfil dos participantes – e daí é praticamente impossível montar um projeto de qualidade. E tem mais…

É a maior queimação de filme para você (enquanto profissional) e para a agência onde trabalha (enquanto empresa), despachar um pedido feito de qualquer jeito. O fornecedor percebe na hora. Com duas raciocinadas ele vai entender que o remetente do “papel de pão” não é um profissional sério.

Ele sabe que vai desperdiçar o próprio tempo em busca de opções para montar uma proposta com baixa qualidade (já que ele male male sabe o que é realmente necessário para o evento). E ele sabe que o futuro será, de duas, uma: trabalho em vão e perder a concorrência já que não teve um parceiro comprometido ou um evento confirmado, mas fadado a ser cheio de problemas operacionais, por que detalhes importantes são tratados com descaso.

Num mercado competitivo como o atual, não há espaço para projetos “mais ou menos”. Nem tempo para dedicar a quem não é profissional. Logo logo o fornecedor relega o operador preguiçoso para a gaveta dos que não terão prioridade, daqueles para quem dedicarão esforço mínimo: equivalente ao cuidado que ele percebeu da outra parte. E num projeto futuro, ele poderá até declinar a solicitação e não mandar proposta nenhuma.

De acordo com a See Business Travel & Meeting Magazine, especializada em turismo corporativo, mais de 40% das RFPs recebidas pelos DMCs e hotéis não são suficientemente claras e detalhadas.

É bem certo que algumas vezes esta lógica não é perfeita: nos esmeramos para enviar solicitações que merecem prêmio de tão bem-feitas e o operador local trata de qualquer jeito. Vamos falar sobre isso outra hora.

 

As etapas de construção da RFP Perfeita

Este artigo trata de uma RFP  ser enviada para um DMC (Destination Management Company – empresa responsável pelo gerenciamento do projeto no destino em que ele acontecerá).

Ela pode ser recortada em partes distintas para ser encaminhada a fornecedores específicos, caso seja a opção contratar serviços separadamente (hotelaria, transportes etc).

Mais do que um checklist dos milhares de aspectos imprescindíveis de uma boa RFP, o objetivo deste post é explicar o motivo que faz com que cada um destes itens não possa ser deixado pra trás.

Antes, porém, quero comentar sobre as etapas que sigo quando começo a trabalhar em um projeto e escrever o pedido.

1. Leitura do briefing

Leitura do Briefing

A leitura atenta do briefing é essencial para que o seu pedido seja coerente e assertivo. Para que tenha lógica operacional.

Não sei se há algo que irrite mais quem trabalha sério (e vive sobrecarregado) do que receber um pedido hoje e depois de um ou dois dias trabalhando, receber uma “errata” que coloca a perder tudo o que foi feito até então.

Muitas vezes isso acontece sem que se possa evitar, por motivos diversos e válidos, como alterações no processo interno do cliente, por exemplo. Mas quando ocorre por displicência na coleta ou leitura do briefing, é de matar. E se acontece com frequência, é o caso de analisar se os motivos são realmente inerentes ao negócio, ou se está havendo alguma falha no seu processo.

Eu considero a leitura do briefing algo tão crítico que estou escrevendo um post especificamente sobre o assunto e recomendo expressamente que você dê uma olhadinha! Se você quer ser avisado quando este post estiver pronto, clique aqui e me deixe seu e-mail – não se preocupe, eu odeio spam, jamais faria isso com você.

Em linhas gerais a leitura do briefing compreende:

  • Familiarização plena com o projeto – incluindo link entre campanha x viagem.
  • Avaliação da viabilidade operacional do pedido do cliente – por exemplo: destino versus época da viagem, número de participantes versus destino, destino versus budget.
  • Checagem dos dados fornecidos: período informado x número de noites batem? Quantidade de participantes versus apartamentos e versus detalhamento de origem das passagens aéreas é coerente?
  • Análise da documentação que acompanha a RFP do cliente pelos setores comerciais, jurídico e/ou  financeiro, se for o caso.

2. Esclarecimento de dúvidas

  • Costumo ler o briefing já com um e-mail novo aberto, para registrar as dúvidas, pontos contraditórios, dados pendentes ou com possível dupla interpretação.
  • Vou grifando os pontos que considero caracterizadores do evento como destino, data, número de noites, participantes etc – gosto de deixar destacados para ter fácil visualização sempre que precisar.
  • Definitivamente evito concluir a resposta para pontos vagos ou “óbvios”– principalmente quando não tenho histórico de realização anterior do mesmo evento (ou relacionamento a longo prazo com o cliente). Acho melhor perguntar. E para que o cliente note o meu cuidado, se me parece óbvio demais, escrevo algo como “imagino que sejam apartamentos single, correto?”
  • Antes de enviar as dúvidas para o cliente, converso com quem buscou o briefing (departamento comercial?) ou com colegas que já fizeram o evento anteriormente, se houver. Fica muito feio consultar o cliente sobre aspectos que a agência para a qual você trabalha já tem experiência – “vocês não se comunicam?” #prefirodormirsemessa
  • Alguns bids (licitação, concorrência, em inglês) têm data determinada para envio de dúvidas e para recebimento das respostas. Pode ser que esta data atrapalhe o bom andamento dos trabalhos, mas em geral dá para negociar e explicar a necessidade de antecipação.
  • Esclarecer com o cliente os pontos obscuros antes de enviar o pedido para o DMC ou hotel evita trabalho dobrado e atrasos na finalização da proposta. Além disso, mostra ao cliente que você está tratando o projeto dele com todo cuidado, levantando pontos que talvez ele não tenha levado em consideração e  comprova seu profissionalismo.

3. Montagem do pedido – o começo do Evento Perfeito!

solicitação de evento

Imagem: Selected by freepik

Vamos lá, mãos à obra.

Você pode ter um modelo, mas não pode ter preguiça. Palavrinha proibida quando se trabalha com eventos e incentivos.

“Aproveitar o que já está pronto” pode ser prático, mas não nesta fase. Complete com cuidado todos os campos do seu modelo de RFP, pense de que forma você pode ajudar o DMC a compreender o mais claramente possível todas as informações que você quer transmitir. Elenque todas as necessidades do evento – atuais e possíveis futuras – assim você não fica em situação difícil mais adiante.

Qualificando sua RFP

  • Explique a ideia e os objetivos do evento.
  • Qualifique o cliente e especifique o público alvo.
  • Liste todas as necessidades e exigências.
  • Identifique a importância de cada item – o que é mandatório, o que é desejável e quais pontos são negociáveis.
  • Trabalhe com precisão: no caso de solicitar salas de eventos, por exemplo, informe exatamente o que precisa, para quantas pessoas, por quanto tempo, para que tipo de atividade etc. O mesmo para transporte, refeições, passeios.
  • Anexe documentos que julgue úteis para o seu parceiro, como imagens que exemplifiquem atividades, montagens, formas de comunicação e etc.
  • Mencione os serviços que você irá providenciar diretamente. Eu acho chato, além de antiprofissional, quando não fica claro “o que não é necessário” em se tratando de itens básicos de um evento. Por que em geral, se você trabalha com bons fornecedores, o profissional vai dedicar tempo orçando estes itens (afinal ele é expert e sabe que ali adiante você vai precisar) e depois verá que foi perda de tempo, por pura falta de comunicação.

Objetividade x Precisão

  • Seja objetivo quando puder, didático sempre e detalhista se necessário. Se você acha que vai incomodar o fornecedor com tantos detalhes, eu garanto: ele prefere um longo e-mail do que retrabalho ou pedidos de última hora, na correria, pra você conseguir enviar a proposta no prazo.
  • Obviamente não temos fornecedores “nota 10” em todos os destinos, alguns nem lerão sua RFP completamente, mas a faça bem completa, de qualquer forma. Por que ela servirá de guia para você cobrar o que falta. Será sua primeira checklist.
  • Não confunda objetividade com falta de informação. “O diabo está nos detalhes” e se você for objetivo demais a pessoa do outro lado, que tem uma cultura totalmente diferente da sua, dificilmente entenderá o que você precisa.
  • Não considere que o padrão de um destino ou de um serviço, é igual em todos os lugares. Um exemplo: você assumiu que não precisa pedir maleteiros nos hotéis por que é muito óbvio que em viagens de incentivo, ainda mais em hotéis bons, sempre há maleteiro. Mas vá para Bergen, na Noruega, sem contratar maleteiros com antecedência e vai custar muito mais do que caro. Os hotéis não dispõem deste serviço, mesmo os 4 ou 5 estrelas. É cultural. Você precisa avisar antes para que contratem pessoal extra, mesmo que não seja um grupo grande. E não é com qualquer 10 Euros que você vai fechar esta conta.
  • Tudo o que você precisa deve ser pedido. Quase toda informação que você tem deve ser compartilhada. Exceções quando seu departamento comercial peça (ou o cliente solicite) que não seja revelado o solicitante final – ou o budget disponível, por exemplo.

Prioridades

Prioridade

  • É importante discernir também o que é necessário abordar neste momento de orçamento e o que não é. Isso é muito sutil e depende um pouco da sua experiência com o destino.
  • Alguns aspectos operacionais podem ser checados após a confirmação do grupo – e outros exigem que se cheque a viabilidade antes (e não há alguém melhor do que o DMC pra orientar).
  • Porém, há DMCs que, por cultura, tendem a deixar vários detalhes e negociações para depois que o evento for confirmado. Isso não funciona no nosso mercado! Uma segunda negociação ok, mas na maior parte das vezes precisamos destas respostas antes da primeira entrega – sob o risco de sermos desclassificados da concorrência ou termos que arcar com os custos que surgirem adiante já que muitos clientes não aceitam adicionais depois de vencida a concorrência.
  • Mais uma vez: deixe claro o que é obrigatório e o que é desejável. A diferença cultural vai falar alto e você precisa ser firme. Um operador acostumado a trabalhar com europeus ou chineses, por exemplo, não vai achar nada demais os casais caminharem 5 quadras para alcançar o ônibus que não entra na ruazinha estreita do hotel. Por que o público com que ele geralmente trabalha não liga pra isso! Mas faça as mulheres da indústria cosmética andarem duas quadras de salto alto e no ano que vem não será você a organizar a viagem delas :o(

Seja excelente

  • O cliente sugeriu uma agenda básica, com sorte ele até indicou alguns passeios que deseja fazer e os momentos em que quer que o participante fique livre. Isso é um ótimo guia. Mas você nem pensou em simplesmente enviar ao DMC esta agenda e pedir que ele sugira o programa né? Ah, bom! Porque se tivesse feito isso, salvo raras exceções, o que você receberia seria o mesmo que tooooodos os outros coleguinhas da concorrência – e estaria pra sempre na vala dos medíocres (desculpe se pareço grosseira, mas não me vem outra palavra à mente).
  • Pense no destino, lembre de projetos anteriores bem sucedidos (mesmo que em outros destinos ou para clientes de outras indústrias) e pesque ideias que possam ser aproveitadas, levando em conta o perfil do evento e do participante.
  • Leia um pouco sobre o destino, converse com colegas, faça um brainstorm e recheie o pedido com sugestões suas. Principalmente no que diz respeito à personalização e envelopamento do evento e das experiências (vou escrever mais sobre isso, qualquer dia, prometo).
  • Diga ao seu fornecedor que eventualmente suas ideias precisam da validação dele, mas deixe claro que você quer uma proposta diferenciada e que está envolvido nisso, de verdade.
  • Não deixe ele confundir você com um profissional mediano ok? Mostre que você veio pra ganhar!

Conferência

Conferência

Imagem: Selected by freepik

  • Depois de montar seu pedido, revise. Cheque se não há trechos confusos.
  • Dica para solicitações em língua estrangeira: repita de forma diferente trechos complexos e aspectos específicos que possam ser mal interpretados.
  • Não se importe em parecer um bobo – antes um idiota bem compreendido do que um sábio atrasado no deadline por que acreditou que meia palavra bastava.
  • Compare o que você solicitou com os itens pedidos pelo cliente em briefing. Confira também as informações nas respostas das dúvidas, quando esclarecidas.
  • Some novamente número de apartamentos, participantes, reveja as datas informadas e etc. Não passe o dia fazendo isso, mas faça!

Envio

  • Ah, que delícia! Uma das partes mais trabalhosas está chegando ao fim!
  • Escreva uma apresentação resumida do projeto, sobre o cliente e sobre o processo de concorrência – enfim, tudo o que você achar válido para introduzir seu pedido.
  • Calcule o deadline com sabedoria, dando um prazo coerente para o fornecedor, mas se resguardando – lembre-se  que você precisa ter tempo para revisão.
  • Dependendo do deadline de entrega e da complexidade do projeto, você pode dar dois prazos para o seu fornecedor. Um para envio da proposta de serviços, guia, passeios e transportes, outro prazo para os custos de hospedagem que demoram mais um pouco (caso não faça diretamente)  – aí você vai adiantando sua planilha/roteiro enquanto ele fala com cada um dos restaurantes, fornecedores de brindes, decoração, passeios especiais e monta a apresentação visual para sua referência.
  • Deixe claro qual é o seu deadline final.
  • E nunca esqueça de uma simpática saudação ao colega do outro lado – ele precisa ser seu maior aliado nos próximos meses!
  • Coloque-se à disposição para esclarecimentos, informando seus contatos (nem me diga que você não tem uma assinatura de e-mail completa, que acompanha todas as mensagens…).

“O tempo investido na organização e revisão do seu pedido é o tempo que você vai economizar com refações do trabalho – e parte da garantia de sucesso do seu projeto.” – Eventos Perfeitos

Se você tem enviado propostas mais-ou-menos, pare para analisar os motivos: falta de conhecimento, falta de tempo? Seus problemas foram resolvidos e agora você não tem mais desculpa.

Para ir mais a fundo leia “RFP para eventos internacionais – a anatomia“, com um passo-a-passo minucioso de cada item de uma boa solicitação de evento.

E não esqueça de deixar aqui nos comentários os assuntos que mais te interessam – vamos subir juntos os degraus para eventos cada vez mais perfeitos!

Comentários

  1. diz

    Flávia,
    Meus parabéns pela formatação do texto, excelente e assertivo. Ele deve fazer parte das agências que realmente querem desempenhar um papel relevante no setor.
    Sucesso
    Abraços

    • Eventos Perfeitos diz

      Obrigada Jeff! Estou escolhendo assuntos bem relevantes à operação e espero que os posts acabem servindo de intersecção entre as perspectivas dos clientes, dos operadores e dos fornecedores! Um abração e aguardo críticas e sugestões.

    • Eventos Perfeitos diz

      Oi Regina, fico super feliz que tenha se cadastrado. Welcome onboard!
      Você receberá a informação de um novo post em primeira mão! Mas já há alguns pra ir se divertindo por enquanto. Vou adorar receber seus comentários, críticas e ideias sobre artigos que queira ver publicados por aqui. Um beijo!

  2. diz

    Flavia,
    Parabens pela iniciativa.
    Sei bem o que voce descreveu, principalmente por semos um DMC em Las Vegas.
    Vou apresentar sempre que possivel nossas experiencias para que sejam analisadas e colocadas a todos onde possamos aprender sempre.
    Sucesso!

    • Eventos Perfeitos diz

      Boa noite Guto – e obrigada por seu comentário. A ideia é mesmo esta, interagir entre os diversos atores do processo. E talvez até mesmo atuar como ponte, num diálogo necessário mas que, por questões comerciais, nem sempre pode ser exatamente… franco. Meu email está de portas abertas e aceito sugestões de temas e debates! Um grande abraço.

    • Eventos Perfeitos diz

      Oi Maria Alice, fico feliz que esteja gostando. Em breve teremos mais artigos – e você saberá da publicação em primeira mão! Um abraço!

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