30 Dias de Sacadas para Eventos Perfeitos

Eventos Perfeitos

1) Visita técnica

Prepare uma lista de tudo o que você precisa analisar em uma visita técnica – com um roteiro a seguir, não fica nada pra trás. Deixe espaço para as informações e respostas – anote tudo na hora e tire fotos. No final de cada dia, envie suas anotações para os fornecedores envolvidos e peça um “de acordo” formal. Questione seu parceiro local e divida com o cliente caso surja uma inconsistência inconciliável. Promessas verbais podem se transformar em uma sequência de noites em claro.

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2) Reunião com guias e motoristas

Exija (e garanta) todos os dias pela manhã, uma mini reunião com guias, motoristas e assistentes. Reforce instruções como atitude, forma de controle dos participantes em embarques, deslocamentos a pé, rotas, horários, discursos, como agir em relação a passeios opcionais e solicitações diversas, etc. Este papo rápido reitera sua liderança e garante um mínimo de padrão ao evento.

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3) Kit de emergência

De que adianta ter um kit de emergência se ele ficar no hotel enquanto o grupo passa o dia na rua? Escolha os itens adequados ao seu público (Band Aid, Aspirina, Tylenol, antisséptico, antiácido etc.) e leve sempre com você – um por ônibus. Caso não tenha certeza de que terá água potável disponível durante todo o tempo, tenha também na sua mochila!

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4) Reciprocidade Inversa

Quando você se depara com uma pessoa rude e não colaborativa, a pior coisa a fazer é reagir da mesma maneira, ou com frieza. Ignore o comportamento negativo e continue agindo com carisma. Se houver tempo, use a reciprocidade inversa: peça um favor simples e fácil, quando a pessoa te atender, agradeça sinceramente. Isso causa uma confusão mental nela: “se eu o ajudei, eu devo gostar um pouco dele” – e acaba fazendo com que se aproxime de você.

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5) Rooming List

Ao enviar seu rooming list pra hotéis no exterior separe nome e sobrenome dos pax – inclua apenas o primeiro nome (se for composto coloque os dois) e um sobrenome (o último). A importância dos sobrenomes varia de acordo com as culturas e é desesperador receber rooming lists em ordem alfabética de sobrenome do meio.

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6) Planilha Master

Tenha uma única planilha de controle logístico do evento. Com dados pessoais e de contato dos participantes, acompanhantes, voos, hospedagem, resultado de contatos de RSVP etc. Esta planilha é o coração operacional do seu evento – ela deve ser manipulada com muito cuidado e capricho. Nenhum dado pode ser lançado em outro arquivo que não seja este. Uma vez pronta, você irá gerar mala direta para cartas de voo e todas as demais listagens (voos, rooming list, traslados etc.) através de filtros nesta planilha.

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7) Team Buildings

Ao organizar um team building, analise o perfil do grupo para não ter problemas. Força de vendas é um público competitivo, pode ser melhor propor uma atividade de colaboração e integração – e não de competição. Dança é legal para descontrair os que vivem sob tensão.

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8) Sua equipe

Nomeie as funções do seu staff e garanta que os envolvidos saibam quem são, quais suas responsabilidades e respeitem estas determinações – todos, inclusive você. Garanta a autonomia necessária aos seus apoiadores e, consequentemente, o fluxo assertivo de informação e o padrão de execução.

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9) Fórmulas do Excel

Não tenha medo das fórmulas do Excel – use sempre – e não apenas para calcular totais. Apure tipos e quantidades de apartamento, indexe número de participantes, câmbio, % de fee, cálculo de rentabilidade etc. Quando houver uma mudança, você terá muito menos trabalho!

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10) Restrições Alimentares

Vegetarianos e portadores de intolerâncias alimentares diversas devem ser os últimos a serem servidos em uma refeição. Quando o risoto de funghi deles chegar, por exemplo, os outros já estarão comendo o prato padrão – daí a chance de pedirem o prato especial diminui.

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11) Inspeção de veículos

Inspecione os veículos do seu grupo antes de todas as saídas e após todas as paradas. Cheque se o ar condicionado está agradável, se há odores estranhos, se o microfone está funcionando (e o som/tv/dvd se for o caso), se o banheiro está aberto e limpo. No fim do serviço, verifique objetos eventualmente deixados em cima de bancos, nos bolsões dos assentos, no chão e nos compartimentos superiores.

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12) Detalhes necessários

Ao solicitar uma cotação ao DMC, atente-se aos detalhes que precisarão constar em sua planilha de custos e solicite as informações desde o primeiro contato. Já sabemos que todas as respostas não virão, mas se você começar a detalhar desde o início, sua chance de conseguir tudo a tempo é maior!

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13) Trajetos, distâncias e tempos

Não deixe de checar todos trajetos a serem feitos pelo seu grupo. Saiba todos os endereço, anote o tempo de deslocamento de um ponto a outro (de ônibus!), saiba onde os veículos farão o embarque, desembarque e onde ficarão estacionados aguardando. Evite sentir o gosto amargo de surpreender-se com o ônibus parando há 4 quadras do destino final e suas convidadas tendo que caminhar de salto alto até uma festa, por exemplo. Planeje-se, conheça cada minuto do seu roteiro.

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14) Utilização de espaços

Como você se refere às formas de utilização de espaços para eventos e refeições em grupo? Eu utilizo 3 denominações: local exclusivo/buyout (o espaço de eventos ou restaurante utilizado exclusivamente pelo grupo, não sendo permitida a entrada de terceiros), espaço privativo (uma sala ou espaço isolado dentro de um venue ou restaurante, que será utilizado exclusivamente pelo grupo – outras áreas do venue/restaurante poderão receber outras pessoas) e área reservada (mesas são identificadas como reservadas em um ambiente maior, sem separação por porta, paredes ou biombos – seus convidados têm contato com outras pessoas que frequentam o local).

 

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15) Especificações na planilha de custos

É muito importante que os serviços incluídos na planilha de custo sejam bem especificados. O tipo de apartamento no hotel, quantos pratos são oferecidos no menu proposto, quantas horas de transporte e serviço de guia, a franquia de bagagem da reserva aérea feita e quais itens estão contemplados no projeto de decoração de um jantar, por exemplo. Não dê margem para o cliente ficar com dúvida – ou entender o que quiser. Seja assertivo.

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16) Detalhes das refeições

Quando incluir uma refeição, as informações em planilha devem ser especialmente precisas: qual é o tipo de serviço contemplado no valor, de quantos pratos o menu é composto, se a opção sugerida é a mais econômica ou a melhor existente e se é possível contar com duas alternativas de pratos principais para escolha pelo participante no local, por exemplo. Não esqueça também de mencionar quando as bebidas estão ou não incluídas – dando uma ideia de quantidade e qualidade.

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17) Lugar para a equipe no ônibus

Reserve os quatro primeiros assentos do ônibus para a equipe*. O guia precisa sentar na frente e você também, para facilitar o atendimento no embarque e desembarque. Além disso, pode ser que você precise tomar alguma ação operacional – precisará de espaço e alguma privacidade (para ligações, mexer em um computador, fazer anotações, alinhar-se com o guia ou motorista etc.). Não é um luxo – é uma necessidade operacional.

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18) Ingressos para staff

Alguns clientes reclamam da cobrança de valores de entrada para staff em atrações, por exemplo um espetáculo de teatro. Desconhecem que em alguns serviços não é possível conseguir gratuidade para a equipe – e que o atendimento só pode ser prestado no corpo a corpo com os participantes, ajudando com a barreira da língua entre outras coisas. Avalie como incluir o valor do ticket do staff, evitando a má interpretação por parte do cliente. #staffnãoveiopracurtir

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19) Padrão para inserção de dados

Mantenha um padrão ao lançar os dados na sua planilha “master” de logística. Isso faz com que ela fique mais organizada, agradável de ler e ajuda também na confecção de impressos (etiquetas, cartas etc.). O capricho com que você trata suas planilhas é um reflexo do cuidado que você tem com o evento como um todo.

Sacadas de Eventos

 

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Sacadas para Eventos

 

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