RFP para eventos internacionais – a anatomia

Já vimos os cuidados que devemos ter ao redigir uma RFP para Eventos, quando nosso objetivo é ser excelente e sair na frente da concorrência. Agora vamos mais a fundo, passo a passo, em cada um dos itens que compõem uma RFP.

RFP para eventos

Está claro que a RFP (Request for Proposal) é o primeiro e um dos mais importantes passos para a montagem de uma excelente proposta para seu cliente – e para a execução suave do evento, sem surpresas operacionais e orçamentárias. Não se pode economizar esforço nem atenção na sua redação, uma vez que em geral não há tempo para muitos ajustes e pedidos de último minuto para completar sua proposta.

Então, mãos à obra em cada um dos itens:

1. Apresentação

Evento Perfeito - Apresente-seImagem: Selected by freepik

É importante – e educado – fazer a correta apresentação (sua e da empresa, caso seja o primeiro contato com o fornecedor) e explicar em linhas gerais o projeto antes de despejar o mar de informações da RFP. Nem todos os fornecedores são nossos conhecidos. Quando surge um projeto para um destino nunca trabalhado por você ou por sua agência – eu particularmente acho esta uma das partes gostosas do nosso trabalho, desvendar o mundo –  é hora de conhecer novos parceiros.

  • Informe quando se tratar de uma concorrência entre agências e se você está fazendo a mesma solicitação para mais fornecedores – algumas empresas tem por política solicitar orçamento para pelo menos dois DMCs e eu concordo.
  • Se houver alguma informação específica sobre o cliente, este é o momento. E nunca é demais lembrar certas coisas. Um bom exemplo é a necessidade de evitar marcas concorrentes em foco durante a programação.
  • Um budget muito apertado (ou um leilão eletrônico) dá margem para uma palavrinha a mais com o DMC: não será possível deixar a negociação para a segunda etapa, você precisa de tarifas arrasadoras desde já! E mencionando isso na sua introdução, a informação fica mais em destaque.
  • Este também é o momento de falar sobre o deadline e se você pode conceder dois prazos (um para custos e outro para descrições, por exemplo).
  • Caso o deadline seja “daqueles”, dê uma explicação e coloque-se à disposição para ajudar no que for preciso, como responder uma dúvida fora do seu horário comercial, por e-mail ou mesmo pelo seu celular (se o fornecedor estiver em outro fuso).
  • Eu particularmente acredito que, assim como os médicos, quem trabalha com eventos internacionais sabe que deve prever certa flexibilidade de horários – ou então este não é o negócio ideal pra você.
  • Para finalizar, descreva como o processo de confirmação do evento deve ocorrer – e quando. Caso o cliente não tenha deixado claro no cronograma a data em que será informado o vencedor da concorrência, informe isso ao fornecedor, demonstrando que haverá um follow up regular até o final do processo.

2. Overview – Visão Geral

  • Nome e segmento da empresa solicitante do evento (banco, laboratório, indústria de cosméticos, alimentos etc).
  • Nome do evento/campanha – se não houver um nome, crie um internamente. Isso ajuda bastante.
  • Tema da campanha, se houver.
  • Tipo de evento – convenção, premiação, congresso, negócios com lazer, incentivo (lazer puro), lançamento de produto.
  • Objetivos e resultados esperados – quando você deixa claro o que é esperado como resultado do evento, o fornecedor tem muito mais chances de entregar uma proposta  cujos detalhes se alinhem às expectativas.
  • Histórico disponível – da empresa, do grupo e do evento, mencionando os últimos destinos em que foi realizado, atividades que se destacaram ou que devem ser evitadas, tipos de espaços de eventos que fizeram sucesso, enfim, tudo o que puder desenhar para seu parceiro o quadro geral que caracteriza o evento.
  • Destinos que estão concorrendo.
  • Deadline  – sim, vamos repetir a data (queremos que fique bem claro!).

3. Público

Público do Evento

Imagem: Selected by freepik

Traçar um perfil detalhado e correto do público que participará do evento é importante para que se escolha a programação e os venues mais adequados. O perfil do público corporativo varia de acordo com a indústria, a nacionalidade e até mesmo a região do país.

Oferecer experiências de luxo para pessoas com um background menos requintado pode gerar desconforto e constrangimento. Assim como experiências culturais intensas podem ser desastrosas para pessoas que não têm interesse em arte e história. Equipes de vendas, por sua vez , são bastante dinâmicas, com caráter competitivo. Tudo isso deve ser levado em conta ao montar o programa.

Aspectos a mencionar:

  • Quantidade total de pessoas, identificando:
    • Participantes / Premiados / Acompanhantes.
    • Staff da empresa solicitante.
    • Staff da agência organizadora.
    • Outros staffs (agência de produção, médico, fotógrafo/cinegrafista, jornalista, palestrante etc).
  • Informar provável aumento ou diminuição do grupo, idealmente um percentual. Se esta informação estiver disponível, o fornecedor pode alertá-lo sobre o possível reajuste de tarifas
  • Faixa etária
  • Sexo – se a maioria é masculina, feminina ou se o grupo é equilibrado. Em alguns destinos isso faz total diferença – em Istambul por exemplo, algumas casas noturnas não aceitam grupos de determinado tamanho se mais de 60% dos participantes forem homens. Além de questões restritivas como esta, tendo um perfil correto do grupo, a programação pode ser muito melhor direcionada!
  • Nível sócio-econômico-cultural. Saber se os participantes são viajantes experientes é muito importante – e determina o peso ao se escolher atividades diferenciadas, uma vez que provavelmente conhecem o destino.
  • Cargos dos convidados (vendedores, gerentes, diretores, jornalistas, clientes corporativos ou consumidores finais)
  • Casais ou singles (indicar se vão dividir quarto ou não)
  • Temas que são simpáticos ao grupo: esportes, cultura, compras, team buildings e etc
  • O que os participantes esperam – se é um grupo que a agencia já atendeu anteriormente, você tem este histórico. Caso contrário, pode tentar conseguir isso com o seu cliente.

4. Data do evento

Data do Evento

Imagem: Selected by freepik

  • Se o cliente solicitou uma data específica, mencione e deixe claro para o fornecedor que é um pedido ou necessidade do cliente.
  • Mesmo que o solicitante tenha proposto uma data exata, é sempre bom checar se há uma margem de negociação: pode-se avançar/recuar alguns dias? Isso pode ajudar, e muito, em relação à disponibilidade de hospedagem, passagens aéreas, salas… Informe ao seu fornecedor e dê a ele a condição de fazer a melhor proposta possível.
  • Caso exista algum evento ou compromisso que obrigue o grupo a estar no destino em determinada data deixe isso muito bem claro-  indicando, se possível os horários – de modo que o DMC possa propor uma agenda alinhada.
  • Atenção para eventos, espetáculos ou atividades que tem datas fixas, como por exemplos um show na Broadway que não é exibido em determinados dias da semana ou um local que fecha aos finais de semana. Se você tem intenção de incluir na sua proposta , certifique-se da data ou dia da semana e evite frustrações ao propor algo impossível de ser executado.
  • Caso a data seja mais aberta (por exemplo entre abril e maio) mencione para o fornecedor, indicando quais aspectos são mais relevantes: evitar semanas no começo ou fim de mês, considerar datas com tarifas mais competitivas ou propor período que inclua um final de semana, por exemplo.
  • Informe também se é necessário manter um padrão de dias de semana (de quarta à domingo, de segunda à sexta…)
  • Peça ao DMC que informe se há algum grande evento local que possa ser prejudicial para a boa operacionalização do evento – ou que eleve as tarifas no destino. Aconselho de antemão a dar uma olhadinha nos feriados nacionais – este link pode te ajudar: http://www.timeanddate.com/holidays/
§ Dica Perfeita §
Cheque o horário do pôr do sol na data do evento e identifique uma boa oportunidade de explorar este espetáculo da natureza e dar mais brilho ao seu evento! Não esqueça que o sol se põe muito rapidamente! No site Time and Date (eu amo este site, deu pra notar?) basta colocar o nome da cidade e você visualiza todas as informações, na data que precisar.

5. Hotel

Hotel

Informe se você irá cotar hotéis diretamente e o que deseja que o DMC faça em relação à hospedagem, neste caso: que proponha os mesmos hotéis (para comparação de tarifas), que envie apenas opções diferentes das que você está trabalhando ou que cuide apenas da parte de serviços, restaurantes e passeios.

Mesmo que você não queira que o DMC se envolva com hospedagem, é importante deixá-lo ciente sobre as propriedades com as quais você pretende trabalhar porque, operacionalmente, podem haver implicações. Por exemplo: hospedar um grupo grande que não gosta ou não pode caminhar várias quadras a pé, em um hotel na rua mais estreita de Roma será um desastre. Seu orçamento para traslados poderá mais que triplicar por que terá que contratar vans já que os ônibus não acessam a rua.

Caso seja um destino que permita/induza esta possibilidade, informe se o DMC está autorizado a propor uma noite em acampamento, lodges, hotel fazenda em vinhedos e etc.

  • Categoria de hotel desejado
  • Tipo de hotel: resort, de praia, central, remoto, próximo ao aeroporto, próximo ao centro de convenções
  • Hotéis sugeridos por você e/ou por seu cliente (deixar claro se aceita outras sugestões e quais são os parâmetros a serem considerados: localização,  )

Apartamentos

hotel room

  • Mencione a data de check-in e checkout mesmo já tendo informado o período do evento.
  • Indique se precisará de early check-in / late checkout – estime para quantos apartamentos e a que horas, aproximadamente (considerando que você tem uma ideia dos voos que irá utilizar).
  • Solicite confirmação dos horários padrão de check-in e checkout.
  • Escreva a quantidade e tipo de apartamentos – sugiro fazer uma tabelinha indicando os principais aspectos:
    • tipos de participantes, staffs e etc,
    • data provável de in/out – número de noites
    • se ocuparão apartamentos single/duplo casal/duplo twin (duas camas)
    • categoria de apartamentos (informar se haverá algum participante que deva ser hospedado em apartamentos superiores aos demais, quantos são e solicitar preferencialmente que seja um upgrade oferecido pelo hotel)
    • Jamais deixe de informar se precisa de apartamentos twins (com duas camas) – muitos hotéis possuem número limitado de acomodações deste tipo e em geral não há a possibilidade de “ajeitar”.
    • Deixe claro que não aceita cama de campanha, rollaway, cama extra (exceto que isso seja uma flexibilidade do cliente, o que em geral não é – exceto para staff).
    • Eu tenho um modelo de tabela que utilizo há algum tempo para Logística de Hospedagem – publiquei em Hospitality Desk e você pode fazer download!
  • Há quartos / andares para fumantes?
  • Há apartamento adaptado para portadores de deficiência física?
  • Solicite ao fornecedor que cheque a possibilidade de tarifas especiais ou cortesia de apartamentos para staff.
  • Questione sobre a validade da tarifa negociada por um certo período antes e após o evento (para o caso de haver extensões, por exemplo).

Salas & Equipamentos no hotel

Salas e Equipamentos

  • Este é o momento de checar todas as possibilidades de ações do evento e as condições da estrutura oferecida pelo hotel/espaço que está cotando.
  • Sugiro também uma planilhazinha, contendo todas as necessidades, inclusive equipamentos, decoração e Alimentos & Bebidas (coffee breaks e almoços privativos relacionados à utilização das salas). Também em Hospitality Desk eu disponibilizo um modelo de planilha chamada Logística de Salas & Equipamentos que pode ajudar bastante – para acessar agora, clique aqui.
  • Se houver alguma exigência especial (pé direito mínimo, acesso a grandes volumes de material, isolamento acústico, iluminação natural, uma sala próxima da outra, tradução simultânea feita por mulher ou homem etc), mencione desde o início.
  • Não esqueça de mencionar as salas de apoio, camarim, período de montagem etc.
  • Em relação à sala de apoio/armazenamento, verifique acesso de caminhões, carregadores etc.
  • Cheque acesso à deficientes, se for o caso do seu público.
  • Acesso à internet na área de eventos: o cliente deseja que tenha ou que não tenha (para que os participantes não se distraiam)? Cheque a capacidade do serviço oferecido.
  • Questione se o hotel exige a contratação de uma empresa específica (in-house) para equipamentos de áudio e vídeo. Caso você tenha intenção de utilizar outra por que já conhece ou simplesmente para comparar custos, via DMC ou diretamente, fique muito atento às regras e implicações. Em alguns países/cidades/hotéis há cobrança de taxas diversas.

Maleteiros

Maleteiro Bagagem

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  • Aponte o número de malas na chegada e na saída (brasileiros são, em geral, os únicos turistas que viajam para o exterior com duas malas grandes por pessoa. Por mais que os hotéis já pudessem estar familiarizados com isso, é imprescindível mencionar: duas malas, malas grandes).
  • Indique se as malas devem ser retiradas do ônibus pelos funcionários do hotel ou se estes deverão apenas transportá-las do lobby ao apartamento, pois cada participante irá retirar sua bagagem do ônibus. Alinhe isso com o cliente se for o caso.
  • Alguns hotéis, em Nova York por exemplo, cobram pelo serviço do porter (o funcionário que pega a mala “na rua” e traz pra dentro do hotel) e do bellboy (a pessoa que leva a bagagem do lobby ao apartamento).
  • Se você planeja algo que envolva retirada de malas nos apartamentos durante a madrugada, por exemplo, ou muito cedo pela manhã, informe ao hotel – pode ser que eles tenham que pagar hora extra para os funcionários e repassem este custo para o evento. Você precisa saber disso o quanto antes!
  • Verifique se será necessária uma sala para guardar as malas enquanto esperam pelo check-in ou após o checkout, antes de partirem – haverá custo?

Entrega de brindes e correspondência (room drop)

gift delivery

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  • Descreva em linhas gerais o que será entregue e em que momentos (durante o dia, após a saída para jantar etc) – alguns hotéis tem time para entregas até determinado horário.
  • Indique se são entregas personalizadas (cartas nominais ou camisetas, por exemplo) ou não.
  • Deixar muito claro se a entrega pode/será feita por baixo da porta ou em um local específico dentro do apartamento (em alguns hotéis o preço é diferente para cada caso).
  • Se o room drop/gift delivery tiver uma tarifa por item você pode organizar a operação de uma maneira estratégica para evitar custos se o orçamento do seu cliente for baixo. Uma carta + uma welcome gift/bag + uma mochila são três itens! Planeje sua cartinha na forma de uma tag que ficará presa à  sacola do presente.

Informações gerais do hotel

Há uma infinidade de informações concernentes ao hotel que fazem toda a diferença na sua planilha de custos e na operação do evento. Verifique quais aplicam-se e quais não – e não abra mão de receber isso antes de enviar seu projeto!

  • Todas as taxas, comissionamentos, impostos e gorjetas. Boa parte dos hotéis pratica taxas de comissionamento diferentes para hospedagem, Alimentos & Bebidas e salas – certifique-se. As taxas (impostos e taxas de serviço) também variam em função do serviço considerado.
  • Internet nas áreas públicas e/ou nos apartamentos – há, é cobrada? Acesso à internet está se tornando um fator de exclusão para certos hotéis. Pela internet as pessoas comunicam-se com seus familiares, compartilham momentos do evento e até… trabalham!
  • Estacionamento para individuais (se for o caso do seu evento requerer este serviço) – há? É cobrado?
  • Área para embarque e desembarque de ônibus – onde acontece? Há alguma limitação, regulamentação?
  • Há limitação de horário para festas e jantares?
  • Sala de ginástica, piscina – existe? Todas as categorias de apartamento têm acesso?
  • Business center – existe serviço de impressão, preto e  branco e colorida, quais os valores cobrados?
  • O hotel autoriza posicionamento de banners de sinalização do evento? Sinalização nas mesas do restaurante do café da manhã, por exemplo?
  • Há ambulatório? Com médico? Ambulância? 24 horas? Qual é a forma de cobrança?

6. Alimentos & Bebidas

Eventos Perfeitos Alimentos e Bebidas

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As solicitações referentes a alimentos e bebidas podem ser detalhadas diretamente na agenda do evento – faz mais sentido do que fazer uma agenda só de refeições e outra de programação.

No caso de um evento fechado em um hotel, em que a maioria das atividades acontecerá ali, inclusive alimentação – como é o caso de convenções, por exemplo – a parte de A&B vai naturalmente se juntar com hospedagem e cabe a nós ajeitar o pedido da forma mais lógica e prática possível.

Porém, há alguns aspectos bastante importantes relativos a este tema que podem ser listados sob um título específico na sua solicitação, como por exemplo as condições e necessidades que são comuns a todos os serviços de alimentos e bebidas,.

No que diz respeito à programação diária, pode-se separar o que é relativo a A&B no hotel e fora dele.

Itens que em geral são comuns a todas as refeições e que seu evento pode requerer:

  • Se as bebidas devem ser preferencialmente cobradas na forma de pacotes, limitadas ou ilimitadas, com alcoólicas ou não.
  • Quais bebidas incluir nos pacotes: além de alcoólicas e não alcoólicas, é preciso informar se deseja vinho e cerveja – dependendo do destino e/ou do estabelecimento, cobra-se uma taxa a mais para servir cerveja, além do vinho, por exemplo.
  • Garantia de opção vegetariana e observação à alergias e restrições alimentares.
  • Permissão para utilização de table tents (sinalização ou reservados de mesa), banners na porta do restaurante, na área reservada ou próximo à  sala privativa.
  • Espaço para discurso (e equipamentos necessários) no restaurante/local da refeição.
  • Se deseja café e chá após as refeições (explicitando se é café filtrado ou espresso)

Alimentos & Bebidas no hotel

Alimentos e Bebidas Hotel

  • Informe se deseja contratar algum plano de alimentos: all inclusive, meia pensão, pensão completa, somente café da manhã, open bar…
  • Mencione se as refeições deverão acontecer no restaurante do hotel ou em sala privativa. Se for misto, indicar quais devem ser privativas, para quais delas precisa apenas de área reservada, quais serão livres, sem reserva (first come, first served).
  • Indique também o tipo de serviço desejado em cada refeição que não for a padrão servida pelo hotel aos hóspedes regulares. Se você quer um jantar privativo e empratado, não guarde esta informação para depois!
  • Solicite ao seu DMC que verifique e confirme expressamente se o restaurante do hotel tem capacidade para receber todo o grupo para o café da manhã. Deve ser considerado que os hóspedes regulares também utilizarão o espaço e que os convidados do seu evento devem tomar café juntos, todos praticamente no mesmo horário.
  • Caso contrário, será necessário utilizar uma sala privada.
  • Se for o caso de um cliente que não permite bebidas alcoólicas, peça negociação do valor do all inclusive.
  • Da mesma forma, se você já tem a programação em mente e o grupo fará parte considerável das refeições fora do hotel, negocie o valor das refeições que já estejam incluídas na diária.
  • Welcome drink ou coquetel de boas vindas: informar ser deve ser apenas um brinde, coquetel sem álcool, open bar, com canapés, em sala privada ou apenas área segregada no lobby.
  • Minibar no apartamento: confirmar se existe ou não e solicitar alguma ação específica necessária (trancar, esvaziar, substituir itens).
  • Nesta parte você pode incluir algum detalhamento maior sobre os serviços de A&B que você já mencionou quando solicitou salas. Por exemplo, mencionar algum detalhe do jantar de encerramento (preferência por área aberta, da piscina, praia…).

Alimentos & Bebidas fora do hotel

restaurante

Em programas mais focados no lazer, um dos desafios é a escolha dos restaurantes e seus menus. Aliar o paladar brasileiro com a cultura e as atrações locais é um joguinho de xadrez que pode ser divertido ou muito irritante! Começar bem ajuda a tornar tudo mais… gostoso! Vamos aos pontos:

  • Indicar o tipo de restaurante desejado para cada momento do programa. Por exemplo: lanchonete tradicional americana, almoço durante o tour, ao ar livre próximo da praia, sofisticado, descolado…
  • Em geral, espera-se que os restaurantes tenham algum atrativo, seja o tema relacionado à cultura do destino, música, performances artísticas… solicite opções e condições de operacionalizar estas propostas de entretenimento.
  • Especifique se as refeições devem ser em área reservada, sala privativa ou se prefere o buyout (exclusivo, fechamento do restaurante apenas para o grupo).
  • Deixe claro se, no caso de grupos grandes, os participantes podem (ou não) ficar divididos em dois andares ou dois ambientes.
  • Escolha o tipo de serviço: buffet, empratado (3 pratos, 4 pratos), picnic, lunch box.
  • É útil também, ainda mais se isso faz parte do histórico do cliente, ter uma ideia do valor adicional para se ter mais de uma opção de prato principal, para escolha dos participantes, no local. Alguns restaurantes oferecem sem cobrar nada, outros não. Deixe claro se isso for apenas uma opção ou se é obrigatório.
  • Informe se o evento requer um valor pré fixado de bebidas (pacotes) ou se a cobrança pode ser ao consumo.
  • Caso seja um desejo do cliente (ou da agência, por algum motivo) pergunte se é possível pagar as bebidas diretamente ao restaurante.
  • Solicitar que sejam incluídas ou informadas todas as taxas, impostos e gorjetas.

7. Transporte Aéreo & Terrestre

transporte aéreo

Imagem: Selected by freepik

Aéreo Internacional

Se for possível enviar o aéreo que será reservado para o grupo, ótimo! Mesmo que seja uma estimativa, visto que as confirmações das companhias demoram a chegar, será muito útil ao operadora local. Ainda mais se for um grupo grande, chegando ao destino em horários e  em voos diversos. Assim é possível organizar os esquemas de traslado e até mesmo a programação do primeiro dia.

Aéreo Interno/Terrestre Interurbano

Sempre que sua escolha/necessidade for contratar aéreo interno no destino, ou fazer uma viagem de trem, leve em conta os seguintes aspectos:

  • Franquia de bagagem permitida – despachada e de mão.
  • Formas de lidar com o restante da bagagem (limitar desde o voo inicial? Usar caminhão? Deixar guardada no hotel até o retorno à cidade, se houver?)
  • Prazos para informação dos nomes e emissão dos bilhetes aéreos ou de trem (as empresas no exterior não estão muito familiarizadas com o nosso padrão de ter tudo somente no último minuto – assegure-se de combinar um prazo entre você e o fornecedor e você e seu cliente, com boas margens).
  • Informações necessárias para emissão – apenas nome? Nome e data de nascimento? Número do passaporte?
  • Pode ser que seja inviável operacionalizar tudo no prazo exigido e você tenha que propor outra opção, já neste momento.
  • Quando enviar os nomes, faça-o de maneira organizada indicando claramente quais são os primeiros e últimos nomes, para não ter problema no embarque.
  • Informar se há um determinado horário desejado para fazer o voo – seja horário de partida ou chegada.
  • Principalmente no caso de trens, lembre ao seu fornecedor de que os assentos devem ser próximos – não custa nada.

Transporte Terrestre

transporte terrestre

Para traslados em geral eu considero:

  • Veículos de luxo e em bom estado de conservação – solicitar que sejam informados o modelo e ano dos veículos – se possível enviando fotos.
  • Água a bordo. Pode ser que o fornecedor proponha garrafa, copo e cobre o valor unitário referente à quantidade fornecida/consumida ou então um lote de, por exemplo, 60 garrafas por ônibus, independente da quantidade de pessoas – e você terá que administrar quanto sobrou. Analise as opções e tome a decisão – em casos de grupos pequenos eventualmente você pode comprar a água e levar todos os dias.
  • Informar a franquia de bagagem permitida para brasileiros nos voos envolvidos de forma que o fornecedor possa estimar corretamente o tipo e quantidade de veículos necessários – as malas de brasileiros são consideravelmente maiores e em maior quantidade do que as dos turistas de outras nacionalidades.
  • Considerar a possibilidade de van/caminhão de bagagem.
  • Caso seu cliente exija que as bagagens sejam acomodadas no mesmo veículo do traslado (e não em um caminhão ou van separada) informe!
  • Exigir garantia de microfone a bordo.
  • Avalie se realmente é imprescindível contar com sistema de Wi-Fi e/ou CD/DVD com tela – a chance de você se deparar com um sistema que não funciona conforme esperado é grande – infelizmente há poucos fornecedores comprometidos em testar os equipamentos antes do veículo sair da garagem (além disso há a questão das áreas de DVD).
  • Sempre solicite valores por hora (há um mínimo de horas, em geral) e valor da hora extra (incluindo o guia/assistente, se for o caso) – assim você tem liberdade de adequar o itinerário sem ter que esperar mais um dia pela nova informação.
  • Atenção para o número máximo de horas que um motorista pode trabalhar – alguns países/cidades têm regulamentações bem rígidas a este respeito.
  • Todos os pedágios, despesa de combustível e possíveis taxas de estacionamento devem estar incluídas ou mencionadas no orçamento.
  • Pedir que seja informado o tempo estimado entre um ponto e outro (aeroporto x hotel, hotel x atividade, atividade x restaurante etc). Isso é importante porque um longo deslocamento, que pode ser normal para um local, pode ser desastroso para brasileiros. Em Bali, por exemplo, os traslados levam muito tempo por conta do trânsito, das ruas estreitas – e o calor é de lascar. Pra que irritar seus convidados?
  • Todas as despesas dos motoristas (diária, alimentação e gorjetas) devem estar incluídas no valor do serviço.

8. Guias, Assistentes & Outros Profissionais

RFP para eventos - guias coordenadores equipe de eventos

Guias e assistentes

  • Verificar a existência de profissionais que falem português. Importante esclarecer, mesmo que seja “a confirmar / de acordo com a disponibilidade”, se o guia fala português brasileiro ou português de Portugal – se são brasileiros ou estrangeiros que falam português (assim você sabe o que é possível entregar a seu cliente).
  • Quando você acreditar que é suficiente um assistente local e não um guia, peça esta opção explicitamente.
  • Se você entender que é possível dispensar o guia e o assistente em determinado trecho de traslado (por exemplo, após o almoço quando o grupo retornará ao hotel e terá tarde livre), mencione – alguns fornecedores/destinos exigem que exista um profissional local a bordo.
  • Todas as despesas dos guias (diária, transporte, alimentação e gorjeta) precisam ser incluídas no valor do serviço.

Outros profissionais

serviço médico para eventos

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Se você precisar de algum outro profissional além dos que já foram mencionados no item Assistentes e Guias relacione, descrevendo o serviço desejado. Exemplos de outros tipo de profissionais são:

  • Fotógrafo e/ou cinegrafista – indicar período, evento ou número de horas desejado. Pedir valor por evento, por mínimo de horas e também horas extras. Já indique de que forma deseja a entrega das fotos – no final do evento, ainda no destino ou após o evento. Esclarecer se tudo será entregue em forma de DVD ou se deseja alguma foto impressa. Deixe claro que todos os equipamentos necessários para operacionalizar e executar o serviço solicitado devem ser cotados e incluídos (drone, iluminação, escada e etc).
  • Tradutor / intérprete – informar se será tradução simultânea ou consecutiva, se é necessária alguma orientação técnica (de acordo com o tema do que será traduzido). Peça preços por evento, por dia e horas extras.
  • Mestre de cerimônias – é importante passar um guideline, orientações gerais sobre o perfil que você deseja que este MC tenha. Sério, com apelo para comédia, celebridade, ligado à indústria do seu cliente ou apenas um profissional para guiar e conduzir o evento?
  • Segurança – informar se o serviço é para toda a duração do evento, para alguma ação em especial (por exemplo uma saída à pé), votado para o grupo como um todo ou apenas participantes vips. Indique também a necessidade dos profissionais falarem determinada língua. Pedir o currículo e referências é importante.
  •  Médico, ambulância – no caso de contratar assistência médica local há alguns aspectos a levar em consideração sendo que um dos principais é a língua – você não vai querer que o médico explique o que acontece com seu passageiro em alemão, certo? Da mesma maneira, se o médico brasileiro não falar a língua local ou inglês vai ficar complicado. Outro ponto: o evento requer atendimento 24 horas ou durante momentos específicos (um grande show ou atividade esportiva)? Peça para que o DMC informe desde já as exigências e necessidades da equipe médica. Por exemplo: pode ser que precisem de um apartamento para montar uma enfermaria – e se você tiver que incluir isso depois da proposta de custos pronta, pode complicar. É importante não estimular estas exigências – e se for o caso você já pode mencionar que quer equipe masculina, por exemplo, de modo que possam compartilhar um apartamento.

9. Programação

Programação de Viagem

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Até aqui você trabalhou nos detalhes, afiou o machado. Agora é a hora de juntar criatividade, o conhecimento que você tem do cliente, do destino e mandar ver pra montar um programa espetacular que encante até os que já estiveram na cidade. Mesmo que o orçamento do cliente não seja assim tão incrível – ou esteja longe disse – você pode transformar uma viagem comum, um passeio tradicional em uma experiência super legal. A sintonia com o DMC vai ajudar muito nisso.

Pra começar, eu costumo numerar os dias da programação completa considerando o dia do embarque do grupo como dia zero (exceto que ele viaje e chegue no destino no mesmo dia, então será dia 1).

Isso facilita porque o DMC irá considerar o dia 1 sempre como o dia em que o grupo chega ao destino – se você considerar o dia do embarque como dia 1, pode ser que vocês passem a operação toda confusos com estas nomenclaturas (quem é que precisa de mais confusão?)

Levante todos os pontos importantes a respeito das informações operacionais e custos que você precisa e depois desenhe uma  agenda, por mais simples que seja. Nesta agenda você lista e organiza as atividades que devem ser cumpridas de acordo com o briefing do cliente e também suas sugestões.

Nunca esqueça de dizer em que momentos o DMC pode inferir com suas sugestões, melhorando ou modificando a sua solicitação original. Compartilhe com o seu parceiro, no day by day  sugerido, as atividades já realizadas e que foram sucesso – e o que não funcionou. Peça sugestões, opções, alternativas.

Destaque os momentos cruciais, as necessidade de exposição de marcas e conceitos da campanha e do cliente.

E peça sempre que ele valide a viabilidade do que você considerou como roteiro ideal.

É importante destacar os seguintes pontos:

  • Quantos dias ou períodos livres o grupo deve ter – indicando qual será o dia/período, se isso já estiver determinado pelo cliente.
  • Deve ser incluído algum tipo de team building? Momento de compras?
  • Há algo que deve ser evitado como, por exemplo, esportes ativos e radicais? Longas caminhadas?
  • O grupo pode ser dividido para as atividades/passeios?
  • Todas as atividades devem ser organizadas em caráter exclusivo?
  • Lembrar que  o valor dos ingressos para todas as atividades propostas devem ser incluídos nos preços enviados.
  • Pedir que o DMC proponha forma inovadoras de realizar as atividades e tours mais tradicionais do destino.
  • Solicite que envie descrição das atividades propostas, com imagens se possível.
  • Em caso de atividades que dependam de condições específicas (climáticas, por exemplo) solicitar que sejam propostos planos B (back ups) e mencionados os valores.
  • Sobre branding (trabalho com a marca do cliente durante o evento), explicite todos os detalhes. Se você precisa de veículos de determinada marca para traslados do grupo, por exemplo, fale agora. Vai ficar muito complicado se você garantir para o cliente na sua proposta e depois  descobrir que naquela ilha do Caribe não existem veículos da marca.
  • A descrição de cada atividade deve conter, obrigatoriamente:
    • Duração da atividade – considerando os traslados de ida e volta.
    • Se pode ser realizado pela manhã, à tarde ou à noite e se opera todos os dias da semana.
    • Se há algum tipo de restrição relacionada à condição física (idade mínima e máxima recomendada ou exigida, até certo peso, proibido para gestantes etc).
    • Capacidade operacional (todo o grupo poderá fazer a atividade ao mesmo tempo?).
    • Equipamentos e documentação necessários, já com preços se for o caso (audiofones, capacetes, roupas especiais, necessidade de carteira de habilitação etc).

Exemplo de agenda resumida – dia a dia

RFP para eventos Agenda Day by Day

Dia 0
Embarque no Brasil

Dia 1
Conexão
Chegada do grupo ao destino estimada para 14h00
Check-in em sala privativa
Coquetel de boas vindas por 30 minutos
Acomodação
Descanso
Saída para jantar com mini tour panorâmico
Jantar em sala privativa com microfone para discurso
Atração musical no jantar
Retorno ao hotel
Pernoite

Dia 2
Café da manhã no hotel
Saída para tour de compras
Almoço livre durante o tour de compras – com cash allowance fornecido pelo cliente
Retorno ao hotel no fim da tarde
Jantar livre – com cash allowance fornecido pelo cliente
Pernoite

Dia 3
Café da manhã no hotel
City tour completo (propor roteiro detalhado)
Sugestões: Museu Tal, Catedral Tal, Calçada Tal, Restaurante Tal
Almoço durante o city tour
Continuação do city tour
Retorno ao hotel no meio da tarde
Descanso
Saída para jantar – em área reservada, não privativa
Após o jantar 2 horas open bar em uma danceteria
Retorno ao hotel em sistema shuttle
Pernoite

Dia 4
Café da manhã no hotel
Apresentação / reuniões no hotel
Almoço no hotel ou livre – com cash allowance fornecido pelo cliente
Tempo livre para atividades independentes após o almoço
Saída para visita ao Castelo Cinza
Degustação de espumantes da região
Jantar na sala Brilhante
Retorno ao hotel
Pernoite

Dia 5
Café da manhã no hotel
Dia livre para atividades pessoais
Almoço livre – com cash allowance fornecido pelo cliente
Tarde livre
No fim da tarde, saída para ópera / ballet / teatro
Jantar de encerramento – gala, exclusivo
Banda, dj, entretenimento artístico
Retorno ao hotel
Pernoite

Dia 6
Café da manhã no hotel
Manhã livre
Almoço livre – com cash allowance fornecido pelo cliente
Late check out do hotel
Traslado para o aeroporto
Assistência para check-in
Embarque no voo internacional

Dia 7
Chegada ao Brasil

10. Eventos Especiais

Evento Perfeito - Especiais

No caso de haver algum momento especial na sua programação, vale a pena dar destaque aos detalhes e necessidades – inclusive para fazer com que o seu parceiro local entenda a importância deste momento dentro do contexto do evento e da campanha em si. E garantir que se consiga impactar os participantes da forma desejada.

  • Explicite a importância deste momento especial: ele é o grande destaque da viagem? Ou é apenas para ser um momento muito especial, de encerramento?
  • Se você tiver histórico de eventos anteriores, conte o que foi legal no passado e o que não foi bem aceito.
  • Identifique o tipo de evento: um jantar especial, baile de gala, festa balada, evento temático?
  • Mencione ações previstas para acontecer  durante o decorrer deste evento especial: discursos, premiações.
  • Peça sugestões de locais, entretenimento, decoração – deixe claro que tudo o que precisar ser incluído para operacionalizar as sugestões enviadas, deve ser cotado e informado desde já (inclusive locação de louça, talheres, mobiliário…).
  • Não esqueça de listar equipamentos.
  • Diga quantas horas o evento deve durar.
  • Liste o que é obrigatório e o que é desejável – ex.: pista de dança e dj são obrigatórios, banda ao vivo e fogos de artifício no final da noite são desejáveis.
  • Se possível informe o orçamento disponível para este evento de modo que o fornecedor possa orientar mais assertivamente sua proposta.
  • Diga se pretende que o evento seja temático.
  • Nunca é demais repetir a necessidade (ou não) de ser em um local exclusivo.
  • Detalhe o que foi pensado em relação a A&B.
  • Mencione a necessidade de se considerar back ups no caso de mau tempo, por exemplo. Questione sobre a existência de opção para o plano b e valores envolvidos.
  • Lembre de que devem ser incluídas todas as despesas com staff, transporte de materiais, direitos autorais e etc.

“Detalhes são o que fazem a diferença
entre um evento qualquer e um Evento Perfeito!”

documentos e vistos

11. Diversos

Gifts & Itens de Personalização

  • Deixe claro se você espera sugestões de gifts relacionados com o destino, brindes corporativos sem tematização, algo personalizado (com logotipo por exemplo), embalado ou não etc.
  • Solicite as opções com custos que incluam entrega no hotel e venham com informação de disponibilidade de quantidade, prazo para confecção e entrega. Se julgar necessário, peça provas de produções personalizadas (mesmo que fotográficas).
  • Em relação aos itens de personalização, dê exemplos do tipo de ações que podem ser propostas – ou deixe claro que todas as sugestões são bem vindas.
  • Por outro lado, caso o cliente não deseje exposição da marca, informe ao seu parceiro para que ele não perca tempo com algo que não será utilizado.

Vistos & Documentação

  • A comunicação da necessidade de vistos e toda informação relativa à documentação de viagem é da agência. É para isso que as empresas contratam a sua consultoria! Cheque com cuidado, verificando também se há participantes estrangeiros (e quais as exigências de acordo com a nacionalidade), e informe ao cliente na sua proposta as condições.
  • Quando os vistos forem do tipo emitido no destino, solicite orientação e valores envolvidos.
  • Cheque a possibilidade de antecipar a compra do documento, se este for o procedimento, de modo que seu grupo não enfrente dificuldades desnecessárias ao chegar ao destino.
  • Verifique prazos operacionais e toda informação necessária para a emissão do visto e inclua esta informação na sua proposta ao cliente desde o início.

Diversos

  • Indique se pretende ter reuniões pessoais com guias, assistentes e outros profissionais envolvidos, no pré evento, de modo que sejam verificados eventuais custos envolvidos e você possa se programar em sua planilha
  • Visita técnica – informe data aproximada, duração da viagem, quantas pessoas, número de apartamentos, rascunho do programa, necessidade de encontro com os guias do grupo e outros detalhes que julgar importante. Solicite os custos e as condições de serviços que serão oferecidos como cortesia ou reembolsados no caso de confirmação do grupo.

12. Budget (verba, orçamento)

budget orçamento eventos

  • Há controvérsias sobre revelar ou não ao fornecedor o orçamento disponível para o evento. Pessoalmente eu acredito que quando estamos tratando com um parceiro de confiança informar quanto dinheiro há disponível é uma boa (e ainda sou do tipo que prefere acreditar nas pessoas e nas empresas até que elas me provem o contrário – assim como gostaria que fizessem comigo).
  • Sabendo quanto há para gastar (ou quanto não há – o que é mais comum, infelizmente) o profissional que está montando o programa tem condições de escolher as opções que mais se adequam às diversas variáveis: tipo de público x objetivo do evento x orçamento.
  • Dar ao seu parceiro a chance de trabalhar na primeira proposta, com a real noção do quanto dinheiro há disponível, evita refações e atrasos (aquela correria de pedir restaurantes mais baratinhos de última hora porque sua planilha estourou).
  • Num mercado competitivo – e em tempos de economia braba – não se pode deixar por conta do fornecedor a garantia de melhor preço. Concordo plenamente! Um olho no gato e outro no peixe, temos que analisar se os valores praticados fazem sentido, precisamos checar se a programação proposta está de acordo com o orçamento disponível e devemos negociar valores que parecem fora da curva.

13. Reservas & Formas de Pagamento

reservas e pagamento

Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Como já foi dito, é extremamente importante dizer aos seus fornecedores o que você deseja tanto em relação às propostas e cotações, mas também em relação a reservas, desde já.
  • Quando eu preparo uma proposta, por mais que seja uma concorrência ou que o destino não esteja escolhido, eu acredito no que eu estou fazendo e monto um projeto para ganhar. Então, nada mais lógico do que solicitar pré bloqueios de serviços críticos, como hospedagem e aéreo.
  • É fundamental que o fornecedor envie prazos para confirmação das reservas, deadlines para envio de nomes, forma de pagamento, regras para redução do grupo e cancelamento total do grupo. Estas informações devem constar na sua proposta, de forma bastante explícita e destacada para que o cliente saiba em que condições a operação é possível. Deixe claro que a proposta dele só será apresentada ao cliente de estas informações forem enviadas.
  • Esclareça que, por mais que disponibilidades e bloqueios possam eventualmente ficar para um segundo momento, você entende que todas as propostas apresentadas são adequadas ao tamanho do grupo.
  • Caso existam despesas que serão pagas pela empresa cliente ou por participantes diretamente ao fornecedor, informe desde já – pode ser que existam condições específicas para isso.
  • Há muitas empresas praticando condições de pagamento à agência que diferem do padrão mundial de eventos, em que o pagamento é feito 100% antecipado antes do início da operação. Algumas chegam a determinar que o pagamento seja feito até 60 dias após o final do evento. Se for este o caso do seu cliente, já na solicitação de orçamento indique ao seu fornecedor e peça a ele que negocie com os demais parceiros. Assim você terá feito a sua parte para tentar atender à necessidade organizacional do seu cliente.
  • Caso a opção de pagamento da sua empresa ao fornecedor vá ser diferente do usual (por exemplo pagar com cartão de crédito ao invés de fatura – ou pagar algo localmente) indique o quanto antes! Já tive casos de hotéis que não aceitaram pagamento no local, em dinheiro!

14. Fechamento da RFP para eventos

  • Em geral, eu solicito a possibilidade de todos os serviços, refeições e traslados para o staff da agência serem cortesia – sublinhando que este tipo de negociação indica o nível de parceria entre as empresas.
  • Pedir que qualquer outro fee, taxa administrativa ou qualquer outro custo, seja informado e descrito.
  • Repetir o deadline informado na introdução.
  • Informe a provável data da decisão final do seu cliente – com isso o DMC sabe até quando deve negociar pré bloqueios e não fica pedindo dia sim, dia não, uma posição sobre o evento.

Ufa! Quase lá!

Leia a sua solicitação com os olhos de um DMC antes de enviá-la – é a oportunidade ideal para preencher lacunas e corrigir informações eventualmente desconexas.

Escolha um título adequado para o e-mail, não esquecendo que deve conter o nome do projeto e/ou empresa solicitante, destino, data e número de participantes. É uma referência para o fornecedor e vai te ajudar também.

Conclusão

Agora não dá mais pra fazer pedido mais ou menos hein? O passo a passo está aí e você já sabe que o tempo gasto em enviar uma boa RFP para eventos é o tempo que você economiza lá pra frente, refazendo ou implorando informações de última hora para o fornecedor.

Em breve será publicado O Modelo da RFP Perfeita, em português e inglês, com download do arquivo em Word – pra você alterar com o escopo do seu evento. Se você quer receber um aviso assim que o post for lançado, coloque seu e-mail aqui e garanta mais esta ferramenta para executar um Evento Perfeito!

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