Planilha Master para Logística de Eventos

Cada dia mais buscamos ferramentas que agilizem o trabalho e otimizem o tempo no escritório. A Planilha Master para Logística de Eventos sem dúvida é uma das nossas principais ferramentas.

Durante anos trabalhando com eventos, fui lapidando os modelos que já usei e cheguei neste que considero o ideal.

Ele inclui o que é mais comum nos eventos e viagens de incentivo – nacionais e internacionais – procurando manter uma ordem lógica de como as coisas acontecem e de como os dados são utilizados.

planilha master logistica eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

A ideia é que a Planilha Master contenha dados suficientes para fornecer todos os relatórios necessários para operação, confecção de mala direta, controle de documentos enviados, bem como identificação de dados pendentes e, desta forma forneça a base para a organização de logísticas diversas.

Com o tempo você perceberá que toda e qualquer lista deve ser gerada da Planilha Master – muito melhor do que sair catando informações em listas diversas, ou mesmo em emails e outros documentos.

Além de que todas as informações do job devem estar nesta planilha elas devem ser lançadas de forma padronizada para que qualquer coordenador possa operar, se necessário.

Mesmo que você não goste deste trabalho de digitar, copiar, colar e formatar, logo você percebe a eficiência do método e a agilidade que traz aos seus processos – e se torna ágil em fazer isso, cria rotinas para que aconteça naturalmente.

E a planilha do cliente?

Independente do cliente ter um modelo de lista própria, tenha como prioridade ter os dados na sua Planilha Master, que é o padrão conhecido pela sua equipe e também passa a ser conhecido pelo cliente e fornecedores.

Mantenha-a clean, organizada e agradável para todos os que forem lidar com ela.

Você pode inclusive tentar convencer o cliente a utilizá-la – ou então duplique seus dados na planilha del. Esta é uma escolha pessoal – onde apenas a organização e a fluidez do trabalho saem ganhando.

Na rede onde são salvos os documentos do evento, deve haver apenas uma Planilha Master, sem versões por data, por ações etc. Desta forma evita-se erros caso alguém precise consultar na ausência do coordenador master do evento.

O ideal é salvar um back up em pasta separada, diariamente (este sim com data e horário no nome do arquivo).

Você vai notar no arquivo modelo, que há colunas que não serão necessárias ao seu evento assim como há informações que você pode precisar e não mencionei. Renomeie, inclua ou exclua colunas de acordo com as necessidades de informação do seu evento.

Preenchi alguns campos para dar exemplos do tipo de dados a serem lançados, formatos e padrões que eu acredito serem os mais adequados. Seu estilo pessoal, o tipo de evento e necessidades logísticas vão determinar as variações.

Planilha Master Para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Planilha Master para Logística de Eventos

Dicas Gerais
  • A primeira linha deve ser sempre a do rótulo de dados. Se precisar de um cabeçalho/rodapé, edite em Configurar Página.
  • É importante que todos os envolvidos no manuseio da planilha tentem seguir um padrão – inclusive para mostrar mais cuidado e profissionalismo para o cliente. Isso faz com que ela fique mais organizada, agradável de ler e ajuda também na confecção de impressos (etiquetas, cartas etc).
  • Lembre-se de que esta planilha é o coração logístico e operacional do seu evento – ela deve ser única, muito bem cuidada, com back ups regulares nomeados corretamente (indicando a data e, se necessário, o horário em que foi salva a última versão) e trabalhada com muito carinho.
  • O rótulo dos dados (colunas) estão em português e inglês – se você estiver trabalhando um evento internacional, já fica pronta a versão que será entendida por todos os envolvidos, incluindo os fornecedores que receberão rooming lists e planilhas de transfers, por exemplo.
  • Escolha como vai querer fazer: Primeira Letras em Maiúsculas ou TODAS AS LETRAS MAIÚSCULAS e siga este padrão. Fica confuso e com aparência de relaxo quando as fontes estão “de qualquer jeito”.
Dicas básicas para trabalhar com Excel
  • É importante não mesclar nenhuma célula por que isso o impede de classificar sua planilha, se o desejar.
  • Ao utilizar fórmulas, mesmo que seja em campos com textos, formate a célula para “número”.
  • Se não houver uma justificativa lógica, não deixe um espaço antes de começar a digitar em uma célula – isso vai prejudicar a classificação de dados.
  • Para escrever em uma segunda linha na mesma célula, utilize ALT + ENTER – se você utilizar espaços para alcançar a linha abaixo, sua planilha estará sempre fora de formato, confusa e com possível inconsistência de dados.
  • Ao configurar página, em cabeçalho, você pode adicionar a imagem do logotipo da sua agência e do cliente, por exemplo. Insira a imagem já no tamanho desejado (recomendo altura máxima de 1,5 cm para não comprometer uma parte muito grande da página).
  • Quando houver fórmulas, cheque com a tecla F2 sobre a tela para verificar a que células ela se refere. Com o acréscimo de linhas à planilha, você irá precisar ampliar o número de células considerado na fórmula!
  • Não sou uma especialista em Excel, apenas procuro aprender, utilizar e compartilhar aquilo que pode facilitar o meu trabalho. Se tiver alguma dúvida me escreva no email flavia@eventosperfeitos.com.br que eu te ajudo!
Faça o download da Planilha Master de Logística clicando aqui, abra o arquivo e vamos acompanhar passo a passo!

Abas

Como foi dito, a Planilha Master foi pensada para ser a matriz que irá gerar todos os outros relatórios e listas necessárias para operação logística de um evento. No arquivo para download você verá que preenchi alguns campos como exemplo e também já criei uma série de exemplos de listas que podem ser geradas.
A ideia é, após lançados os dados completos, duplicar a aba principal, nomear a aba com o assunto de que trata a lista (status de rsvp, dados do pax, transfer in, transfer out, rooming list, restrições e etc).

Planilha Master para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Orientações e sugestões de preenchimento

Parâmetros

  • Nesta primeira aba, preencha os dados do seu evento: data de início e término.
  • O número de dias de duração do evento será preenchido automaticamente.
  • Estes dados serão utilizados para calcular idades e indicar aniversariantes.
  • Edite a legenda de cores que queira utilizar e siga o padrão, não utilize cores não nomeadas na legenda para que qualquer pessoa entenda o significado das cores utilizadas. Eu particularmente detesto planilhas cheias de cores, fica poluído, confunde, mais atrapalha do que ajuda – mas sei que às vezes é necessário.
  • Para dados pendentes eu prefiro preencher com PENDENTE do que colorir, assim você ainda pode beneficiar-se da ferramenta de busca ou filtros para localizar dados faltantes.

  • Ajuda a contar o número de participantes e, no caso destes não formarem duplas, já pode ser o ID deles.

ID

  • Identifica as duplas, quem vai dividir quarto com quem.

rsvp telemarketing eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Observação RSVP

  • Anote as informações principais obtidas no contato com o participante.
  • No decorrer dos contatos, elimine as informações que já não são mais relevantes.

Data último RSVP

  • Anote a data e a hora em que fez (ou tentou fazer o último contato).
  • Mesmo que não tenha tido sucesso, anote e inclua o que aconteceu (telefone não atende, recado com a secretária etc).

Status RSVP

  • Crie um código que faça sentido diante das suas tarefas e da principal função dos seus contatos.
  • Exemplos: aceitou convite, aguardando confirmação de voos, bilhete emitido, em alteração, enviar voos, carta voucher enviada, emissão independente e etc.

Tipo

  • Outro campo que varia de acordo com o evento e sua necessidade operacional.
  • Exemplos de preenchimento: premiado, acompanhante, médico, funcionário, staff, fotógrafo etc.

Saudação

  • Esta informação tanto auxilia no atendimento ao participante como na confecção de mala direta. Exemplos: Sr., Sra., Doutor, Professor etc.
  • Há casos de eventos em que os participantes são tratados de maneira bastante informal e nenhuma saudação é necessária.

Nome conforme passaporte / Visto / RG

  • Sabemos da importância cada vez maior de emitirmos as passagens aéreas com o nome completo do participante, principalmente quando trata-se de bilhetes internacionais.
  • Muitas pessoas utilizam apenas o segundo nome ou parte de um nome composto – eu mesma, sou Ana Flávia e a maior parte das pessoas me conhece apenas por Flávia.
  • No caso de portadores de passaporte espanhol isso é ainda mais importante, uma vez que o nome em seu passaporte espanhol é diferente do nome que consta no passaporte brasileiro – e a passagem deve ser emitida com o nome do documento que será apresentado no check-in e que será utilizado como autorização de viagem (visto).

Primeiro Nome / Último Sobrenome

  • É um hack que te ajudará em campo: separe nome e sobrenome dos pax – inclua apenas o primeiro nome (se for composto coloque os dois) e um sobrenome (o último) para montar o rooming list para o hotel.
  • A importância de sobrenomes varia de acordo com as culturas – será desesperador receber um rooming list emitido pelo sistema do hotel, em ordem alfabética de sobrenome do meio. Indicando qual é o “last name” do participante não haverá dúvida.
  • Além disso, quando você faz as etiquetas de bagagem com apenas um nome e um sobrenome, exatamente como enviou para o rooming list, os maleteiros localizam mais rapidamente os apartamentos e a distribuição de malas é mais ágil.

Planilha Master para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Nome para crachá

  • Como citado, há pessoas conhecidas pelo segundo nome ou pelo sobrenome – por isso os crachás ou bottons são confeccionados com este “nome”. Fica mais simpático, facilita as interações.
  • Ter este dado lançado na planilha para logística, na mesma linha do nome original vai ajudar quando você tiver que preparar os kits de materiais, o crachá for Keka e o nome da participante for Raquel, por exemplo. #ficaadica

Cargo / Função / Empresa / Setor

  • Está imputada uma fórmula que automaticamente preenche esta coluna com Acompanhante se o participante desta linha tiver sido classificado como Acompanhante na coluna “Tipo”.
  • Lembrando que o valor na coluna “Tipo” deve ser imputado exatamente desta forma “Acompanhante” (isso significa valor igual – algo de maior importância no Excel).
  • Uma fórmula similar está inserida na coluna “Empresa”. Obviamente podem ser editadas de acordo com a conveniência do operador.
  • Vale não pular estes campos quando eles forem informados pelo seu contratante – você pode achar irrelevante, mas no futuro vai precisar (caso contrário não teria sido informado, certo?).
  • Daí vai ser a maior correria, ter que fazer PROCV para encaixar “lé com cré”. Quem precisa de mais um trabalhinho?

Centro de Custo

  • Algumas empresas separam os participantes de eventos em centros de custos diferenciados para facilitar trâmites financeiros internos.
  • Esta classificação pode ajudar quando seu faturamento precisar ser separado para cada centro de custo/business unit.

Data de nascimento / Idade / Aniversário

  • A data de nascimento completa é necessária para emissão de seguro viagem, por exemplo.
  • Saber a idade dos participantes pode ser importante também para realização de atividades que eventualmente tenham restrição por faixa etária (circular em cassinos, ingerir bebida alcoólica, dirigir carros etc).
  • A planilha está programada para calcular a idade do participante na data do evento (se você preencheu os parâmetros da primeira aba corretamente) e informar quem estará fazendo aniversário durante o evento :o)

Estado Civil

  • Alguns eventos permitem acompanhantes apenas se forem casados.

Tamanho de camiseta / chinelo

  • Estes campos podem ser adequados com o tipo de itens que se for providenciar de forma personalizada.
  • Importante lembrar que, quando os itens forem ser providenciados/confeccionados no destino, deve-se fazer a conversão para as medidas utilizadas localmente – neste caso sugiro incluir uma coluna adicional e aplicar uma fórmula de conversão.
  • Utilizar o Excel em toda a sua capacidade facilita demais o nosso trabalho!

Planilha Master para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Possui passaporte / Passaport nº / Validade passaporte / Cópia do passaporte / Visto americano / Validade do visto

  • Indicará se é necessário auxiliar ou orientar na emissão do documento e/ou visto.
  • Registra dados necessários para check-in antecipado em hotéis.
  • Checa a validade do documento diante da exigência diplomática de cada país (validade mínima de 3 meses após a data de retorno, por exemplo).
  • Em determinados destinos, é necessário que o passaporte tenha pelo menos uma página inteira em branco, ou mais! Verifique com antecedência (no momento da proposta comercial) e solicite a confirmação aos participantes.
  • Eu costumo me garantir de que as informações recebidas do cliente e/ou dos participantes em relação a nome e dados de documento estão corretas, solicitando a cópia do passaporte.
  • Além disso, facilitará a sua vida se precisar providenciar cópias para o processo de check-in. Salve cada cópia com o nome do convidado :o) ao invés de deixar o nome do arquivo como recebeu – você vai agradecer a si mesmo no futuro.
  • No caso de clientes fidelizados, em que uma parte dos participantes sejam frequentes em diversos eventos, ter estas informações arquivadas dá a oportunidade de prestar um atendimento ainda mais personalizado.

Vacina / Cópia da vacina

  • Da mesma forma garante que os participantes tenham vacina válida para o destino, no caso de ser necessário.
  • A cópia do certificado garante que o participante emitiu o documento correto, válido internacionalmente.

CPF / RG

  • RG quando necessário, principalmente para eventos nacionais.
  • Lançamento do RG – a forma de registro varia de Estado para Estado, alguns com letras, a sugestão é registrar sem pontos ou traços = 27426356 ou MG5697452
  • CPF necessário para emissão do voucher/apólice. Segue um padrão nacional de número de dígitos. Acredito que a melhor forma seja separar os dois últimos dígitos com hífen – ajuda inclusive a conferir o lançamento = 123456789-24

Email

  • Auto explicativo
  • Se tiver dois emails para lançar, utilize o ALT + ENTER para lançar os dois.
  • Vale uma olhada atenta para emails que obviamente estão errados e podemos corrigir como xxxx@gmail.com.br (o domínio gmail não tem .br)

Telefones

  • Registre um DDD separadamente para cada número de telefone (fixo e celular) – há aqueles que moram em uma cidade e trabalham em outra.
  • O DDD deve ser preenchido com apenas dois dígitos (precisa mais?). Ex.: 11 ao invés de 011 ou (011) ou (11).
  • Números de telefone fixo (com hífen facilita a leitura) = 5555-5555.
  • Celular (não é necessário separar o primeiro 9) = 99999-9999.
  • Se tiver dois telefones para lançar no mesmo campo (fixo ou celular), utilize o ALT + ENTER para lançar os dois.

Endereço / Cidade / UF / País / CEP

  • Logo a gente descobre que utilizar um padrão para registro de endereços, mantendo a coluna o mais sucinta possível desde o registro do primeiro dado, faz toda a diferença nas tarefas futuras.
  • Não é preciosismo: um campo enorme de endereço vai ser impossível de se adequar esteticamente quando você for imprimir etiquetas de endereço, para dar um exemplo.
    Melhor cuidar disso desde o início – evita retrabalho na nossa rotina que já é bem atribulada né?
Um bom exemplo:

Avenida Engenheiro Luis Carlos Berrini nº 1327 Edifício Estrela bloco C conj 12
fica melhor assim:
Av. Eng. Luis Carlos Berrini, 1327 Ed. Estrela bl. C cj. 12

Os padrões que uso:
  • Rua = R.
  • Avenida = Av.
  • Alameda = Al.
  • Apartamento = ap.
  • Bloco = bl.
  • Casa = c.
  • Quadra = q.
  • Lote = lt.
Outras observações:
  • Depois do logradouro, colocar logo o número. Não é necessário escrever “nº”, colocar vírgula etc.
  • Não colocar bairro – os correios localizam o endereço pelo CEP.
  • Cidade – evitar abreviações e procurar registrar as cidades de maneira uniforme. Para São Paulo, por exemplo, não coloque S. Paulo ou Sao Paulo.
  • CEP – respeitar o padrão com hífen 00000-000.
  • Nome contato emergência / DDD contato emergência / Celular / Telefone Fixo
  • Valem as mesmas orientações anteriores: manter os campos sucintos, respeitar os padrões, lançar de maneira uniforme e usar ALT + ENTER para mais de um dado.

Condição médica especial

  • Mais uma vez, a objetividade fala alto. Diabetes fica melhor do que “possui diabetes”, “diabético”, “tem diabetes” e etc. Escolha uma forma de nominar e utilize-a como padrão para todos os casos.
  • Quando os dados são coletados através de um hotsite, você terá todo tipo de variação na forma de descrever ou nomear as diversas condições médicas. Dê uma revisada, preocupe-se em manter sua planilha agradável e compreensível para todos os que forem lidar com ela.
  • Este é um dos campos em que vale a pena pensar em lançar a informação em inglês – no caso de um evento internacional, claro – pois vai facilitar no caso de haver um atendimento local.

Gestação

  • Indicar com quantas semanas a participante estará na data da viagem e se possui autorização médica para viajar.

Planilha Master para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Medicamentos de uso contínuo

  • De novo, reduza a informação ao máximo, mantendo o que é importante.
  • Também vale colocar em inglês (ou espanhol, dependendo do destino).

Restrições alimentares e alergias

  • Muito importante que esta coluna tenha dados em inglês, quando tratar-se de um evento internacional.
  • Precisamos falar de novo em padrão de lançamento? Hihihi…

Dificuldade de locomoção

  • Informação útil, inclusive para indicação no rooming list (apartamento mais próximo do lobby ou elevador), solicitação de cadeiras de rodas em aeroportos, acesso a restaurantes, participação em atividades que exijam uma condição especial etc.
  • Importante identificar o grau de dificuldade – eventualmente a pessoa tem um problema leve que não exige grandes cuidados.

Seguro viagem plano / Início vigência / Término vigência / Voucher

  • É importante que os coordenadores que acompanham o grupo tenham os dados do seguro (telefone de contato e números dos vouchers de cada participante) para o caso de ser necessário acioná-lo. Evita correria e facilita o rápido atendimento.
  • Ao lançar estes dados na planilha, você já inicia o processo de emissão dos seguros – tem todos os dados à mão para a planilha de solicitação!

Grupo

  • Um campo que pode (ou não) ser utilizado para separar grupos de participantes que voam em um determinado bloqueio, fazem conexão primeiro, são vips… enfim, o que couber e for necessário ao seu evento.

Etiqueta da bagagem de ida e volta

  • Há casos em que a etiqueta do grupo, além dos dados que identificam o passageiro, tem características especiais, uma cor diferenciada etc. Aqui é o lugar desta informação!

Cartão de fidelidade doméstico e internacional

  • Há empresas que solicitam a inclusão do número de passageiro frequente do participante na reserva aérea.
  • Ter esta informação registrada corretamente e com antecedência será fundamental para um processo de emissão mais tranquilo.
  • É importante verificar e informar antecipadamente a aliança aérea à qual pertence a companhia que será utilizada para o evento em questão.
  • Sugestão de padrão: Nome do cartão que o cliente possui – número. Exemplo: Fidelidade – 5555555, Aadvantage – 5555555.

transfers eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Aeroporto mais próximo da residência

  • Dado coletado em hotsite, RSVP ou pesquisado pelo departamento de operações/aéreo, dependendo da orientação da empresa solicitante.
  • Indica se o participante vai precisar de voo ou traslado terrestre até o local do evento e/ou até local de embarque para o voo internacional.
  • Informação assertiva é essencial, identificando cidade e estado (às vezes é mais fácil a pessoa se deslocar de um estado para outro do que ir até a cidade mais próxima que tenha aeroporto no seu estado).

Transfer porta a porta

  • Destinado ao lançamento de informações sobre traslados terrestres entre residência x aeroporto, residência x local do evento etc.
  • Possui campos para informar distâncias, agrupar participantes que podem compartilhar o veículo, se for o caso (grupo porta a porta), horários de pick up e tipo de veículo a ser utilizado.

Tipo de emissão doméstico / internacional

Informar se é corporativo, emissão direta pelo participante, bloqueio do evento, emissão individual feita pela agência etc.

Classe de voo doméstico / internacional

Auto explicativo :o) – econômica, premium, executiva ou primeira classe.

Planilha Master para Logística de Eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Lançamento de voos domésticos e internacionais

  • Note que cada dado do voo será inserido em uma coluna específica – isso é muito importante para diversos filtros que você pode precisar fazer e também para mesclar cartas com muito mais liberdade de customização!
  • Há vários conjuntos de dados de voos (4 para ida e 4 para volta). Em média é o que se usa, considerando conexões. Se precisar de mais, copie os conjuntos, insira as colunas adicionais necessárias e numere-as corretamente.
  • Insira os voo de forma que não sobre colunas vazias entre o último voo de ida e o primeiro de volta – isso será importante para mesclagem de cartas de e-ticket, para montagem da planilha de voos e traslados.
Padrões sugeridos:
  • Data – completa, com ano: dd/mm/aaaa.
  • Cia – por extenso e não por código da companhia, afinal os participantes nem sempre conhecem as siglas.
  • Cia / voo – aí sim pode usar a sigla, com seu respectivo número.
  • Franquia de bagagem – sugestão: 2 peças / 32kg total ou 2 peças / 32 kg cada ou 23kg
  • Origem / Destino – no caso de cidades que possuem mais de um aeroporto, sugiro colocar o nome do aeroporto (Galeão, Guarulhos, Confins etc).
  • Decola / Pousa / Tempo de voo – utilizar formato 24hs (exemplo: 15:35)
  • Assento: sem mimimi, o básico 38 B, 49 J etc.

Esticando o chiclete: se tiver problemas com a data durante a mesclagem de cartas, clique aqui e siga as instruções. Basicamente você deve editar o campo de mesclagem do Word de forma que fique algo como: “MERGEFIELD VOO_DATA_(1) \@”

Cia / Loc / E-ticket

  • Lançar por cia aérea envolvida, separando quando for doméstico ou internacional.
  • Identificar corretamente este campo é importante para a mesclagem das cartas de voo.
  • Renomeie as colunas onde temos (A), (B), (C) substituindo as letras pelo nome da cia. aérea.

Cia / Tarifa / Taxa / DU-RAV / Data Emissão / Taxa Câmbio / Total

  • Vários blocos, para identificar as cias. aéreas.
  • Lançar o valor da passagem aérea internacional em U$, vinculando ao câmbio.
  • Alterações e Multas
  • Para registrar alterações solicitadas e os valores envolvidos.
  • Ajuda a controlar o número de reservas solicitadas versus o número de alterações permitidas, por exemplo.
  • Se necessário, estas colunas podem ser duplicadas nos campos correspondentes à cada cia aérea para um controle mais detalhado.

Totais de passagens aéreas domésticas e internacionais

  • Aplicar fórmula de soma dos subtotais de cada cia. aérea, alterações e multas.

Hotel pernoite / Apto nº / Apto. tipo / Check-in / Check-out / Noites / Tarifa / Total

  • Dois blocos – um para a ida e outro para a volta
  • Lançar tarifa por pessoa ou deixar o segundo participante com valor zerado
  • Apto. nº está com fórmula para copiar o número ID do participante e assim identificar quem divide apartamento com quem.
  • As mesmas instruções valem para hospedagem no destino (próximas colunas).

Despertar / Retirada bagagem / Check-out até / Saída transfer

  • Organiza a logística do dia de saída de acordo com os horários de voos e tempo de deslocamento até o aeroporto de embarque
  • Útil para mesclagem de carta de check-out

Cash allowance

  • Para registrar valor a ser recebido por cada participante, facilitando emissão de etiquetas para envelopes, formulários de protocolo etc.

Outros

  • Só pra lembrar que você pode e deve incluir quaisquer outras colunas que sejam importantes para a organização da sua logística!

Adoraria saber o que você achou deste modelo de planilha, me escreva nos comentários! E assine a newsletter para receber as novidades do blog!

Até a próxima, Flávia.

Comentários

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *