Logística de hospedagem – a planilha

Quem nunca se viu precisando de apenas dois apartamentos em um hotel e ouviu seguidamente “não temos” até poucos dias antes do evento?

A sensação é de fazer slackline com soluço.

Os últimos estertores do desespero.

No fim, sabemos que tudo se resolve, porque Nossa Senhora do Bom Evento olha por nós e transforma o menor apartamento single num triplo como num passe de mágica.

Mas quem gosta de trabalhar assim? E se um dia a santa estiver ocupada?

“Lo esperado no sucede. Es lo inesperado lo que acontece.” ― Ernesto Sabato

Ok, eu sou virginiana, entrei na fila da precaução 3 vezes e faz parte de mim antecipar problemas. E se os eventos, por natureza, não passam de uma sucessão de eventualidades, pequenos incêndios que devemos apagar sem que ninguém veja a fumaça, não vejo por que devemos ficar brincando com fogo. Melhor evitar.

No post Anatomia da RFP Perfeita, falei da importância dos detalhes quando se trata da logística de hospedagem e mencionei que utilizo uma planilhazinha específica, desde o momento da primeira cotação.

Com esta planilha eu não preciso ficar redigindo, somando números perdidos em textos para só depois lançar mão de um controle mais efetivo. Como já tenho o modelo pronto, coloco ali tudo nos seus devidos lugares desde o começo – e o melhor: conferido!

Logística de Hospedagem

Esta planilha não tem o objetivo de trabalhar custos ou nem alocação de hóspedes (rooming list). Seu objetivo é tratar da quantidade, tipo e categoria de apartamentos necessários, deixando claras as necessidades específicas do evento.

Há uma área “interna” da planilha (colunas X, Y e Z) onde é feita automaticamente a checagem dos dados, de modo que você tenha certeza de que o número de apartamentos solicitados está de acordo com o número de participantes.

Quando for enviar esta tabela para seu fornecedor ou cliente, apague estas colunas e o texto em vermelho.

Cabeçalho

logística de hospedagem 1

Imagem: Designed or Selected by freepik

Na primeira parte da planilha tratamos de informações gerais do evento para facilitar a identificação pelo fornecedor (e nós mesmos!), no futuro – informações do cliente, projeto, data etc.

E também detalhamos as pessoas que necessitarão de hospedagem – identificando quem e quantos são.

Você pode alterar a nomenclatura destes campos de acordo com o tipo de pessoas presentes no seu evento – sejam participantes ou staffs.

Hóspedes

logística de hospedagem

Ao invés de informar apenas a quantidade, categoria e tipo de apartamentos, com data de check-in e checkout, eu também acho importante especificar o tipo de hóspede a que estamos nos referindo.

Além disso, mesmo que pareça bobagem neste momento, entenda que esta informação será muito útil para o hotel pensar em que apartamentos oferecer, para organizar a acomodação accordingly e propor um plano B, se necessário – como por exemplo sugerir acomodação de staffs em apartamentos triplos ou em hotéis próximos, no caso de não poder comportar.

Observe que no cabeçalho informei no total de Outros vários “personagens” do evento, mas os defini claramente na planilha de apartamentos. Isso facilita a vida na hora de organizar (e/ou reorganizar) a hospedagem – como por exemplo colocar dois staffs que inicialmente hospedariam-se em single, em um apartamento duplo twin (para liberar um apartamento ou minimizar custos). No caso do exemplo, poderiam ser remanejados o fotógrafo e o cinegrafista.

Quanto ao médico, alguns hotéis acostumados a receber grandes eventos sabem que este profissional precisa de um apartamento single, espaçoso, com alguns móveis a menos, talvez um sofá cama, para funcionar como uma enfermaria improvisada. Porque não deixá-los saber da existência deste profissional desde agora? Além disso, a ideia é ganhar a concorrência certo? Este detalhamento vai te ajudar no futuro.

Logística de Hospedagem

Quando há hóspedes chegando em datas diferenciadas da maioria do grupo (seja staff ou qualquer outro tipo de participante) eu acho melhor fazer uma linha diferente para ele (como na linha 22 onde destaco Convidados VIPs que chegarão antes dos demais).

Quando o hotel sabe que há pessoa chegando antecipadamente – e que são VIPs – com certeza se esforçará mais para conseguir um early check-in (mesmo que não solicitado), do que se souber que é staff /produção, por exemplo. Não por preconceito, por questões comerciais.

E o hotel somente terá esta informação através de nós!

O mesmo vale para negociação de late checkout.

A  respeito de upgrades e VIPs: mesmo que não tenha sido solicitado upgrade, identifique quantos VIPs são esperados. Por política, algumas empresas evitam acomodar participantes, mesmo que de altos escalões, em categorias diferentes – deixe isso claro, uma vez que o hotel pode colocar VIPs em apartamentos de alta categoria para agradar ao hóspede, mas também com o intuito de liberar os apartamentos standards, por exemplo, para outros hóspedes. Se isso acontecer, pode-se tornar uma questão de difícil solução.

Apartamentos & Categoria

Preencher com a quantidade de apartamentos necessários, na coluna correspondente ao tipo de apartamento (single, double casal ou double twin – com duas camas separadas), observando ainda a categoria do apartamento desejado.

Quando falamos de categoria, uma vez que pode-se não conhecer o nome específico das categorias utilizadas nos diversos hotéis (já que são diferentes em cada propriedade), utilizamos os termos genéricos (standard, luxo, suíte jr. e suíte) e o hotel saberá como interpretar, dentro das sua nomenclaturas específicas.

Caso queira uma planilha mais enxuta, pode zerar e ocultar as colunas de categorias que não for utilizar.

Período

Basicamente, o que fazemos agora é informar a data de check-in e de checkout.

Se necessitar de early check-in e/ou late checkout, sugerimos colocar a data de check-in (coluna R) um dia antes, o checkout na data normal – mencionando em observações que a primeira noite refere-se a early check-in e que deseja negociação para late checkout no dia da saída, até tal horário.

Observações

Logística de Hospedagem

Neste campo são registradas todas as informações pertinentes à hospedagem que sejam necessidades conhecidas desde o início da cotação – e que influenciam na organização da logística de hospedagem. Exemplos:

  • Solicitação de upgrade complimentary.
  • Hóspedes com dificuldade de locomoção ou usuário de cadeira de rodas. Notar a diferença entre estes dois hóspedes: enquanto o primeiro precise apenas de um apartamento de fácil acesso, o último precisa de um apartamento adaptado, na maioria dos casos. Em geral não é possível saber da existência destas especificidades no início dos trabalhos (exceto que seja um cliente fiel ♥) – mas é útil investigar.
  • Obrigatoriedade de o apartamento twin ser com duas camas de casal, se for o caso.
  • Se deseja acomodação em andar executivo (com acesso exclusivo, amenities especiais).
  • Categorias mais específicas como Suíte Presidencial ou apartamento com dois quartos etc.
  • Necessidade de outros serviços especiais como berço, apartamento para fumantes (se houver) etc.

Em linhas gerais este é o guideline da planilha para Logística de Hospedagem. Simples, prático e muito útil, para todos os envolvidos no processo. O link para visualização no Google Drive e download está bem aqui.

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