Organização de eventos – hacks para facilitar a vida

Organização de Eventos está entre as profissões mais estressantes que existem – isso não é novidade pra ninguém.

Cá pra nós, este título é até motivo de orgulho, mesmo que a maioria não assuma – a gente gosta disso! O desafio de cada projeto, a pressão do dia a dia e a adrenalina do evento em si parecem um vício.

Mas sabemos que viver “ligado” não é legal. Uma hora a máquina falha – ou deixamos de atender a outros aspectos da vida pessoal por estarmos arrasados pelo desgaste físico, mental e emocional.


organização de eventos - hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

Há algum tempo que eu ando lendo sobre hacks para facilitar a vida e mudar comportamentos e pensei: por que não listar para os meus leitores aqueles que mais se aplicam à nossa vida ou são específicos para quem trabalha com organização de eventos?

Hack, segundo Wikipedia, é a “re-configuração ou re-programação de um sistema. (…) melhoria rápida e inteligente de um problema de programa de computador. Os termos “hack” e “hacking” são também usados para se referir a uma modificação de um programa ou dispositivo para dar, ao usuário, o acesso a recursos não disponíveis anteriormente, como adaptações de acessibilidade”.

Com estes truques, que não passam de planejar com estratégia, podemos tornar o dia a dia mais easy – e produzir mais, com menos dor.


organização de eventos - hacksImagem: Designed or Selected by freepik

Hacks para organização de eventos

Durante o evento, começamos muito cedo e vamos até super tarde. Caminhamos muito. Carregamos peso. Fazemos contas de cabeça e tomamos decisões importantes sem muito tempo pra pensar. Apagamos incêndios metafóricos e reais. Controlamos a nossa agenda e a de toda equipe. Temos que manter o nosso bom humor, o da equipe, do cliente, dos fornecedores. Tudo ao mesmo tempo.

Vivemos em um ambiente onde imprevistos são como muriçocas na praia. Ficamos com dores. Cansados. Precisamos estar dispostos. Com energia até a hora de ir dormir.

Tudo isso com um belo sorriso no rosto. Sorrindo e acenando. Smiling and waving, lembram?

E de que forma podemos minimizar os impactos negativos da dinâmica do nosso trabalho em nosso bem estar e produtividade? Hackeando nossa rotina!

Hackear a rotina é utilizar-se de ferramentas e estratégias que propiciem uma melhoria significativa na sua produtividade, performance e bem estar, entre outros aspectos.

Listo a seguir alguns hacks que podem te dar um grande UP antes e durante um evento.

Corpo & Mente

Pare de reclamar. Durma. E acorde pronto para o seu dia.

organização de eventos - hacksImagem: Designed or Selected by freepik

  • Cuidar da saúde física e mental é essencial para conseguir manter a produtividade e a motivação em alta.
  • Se você se sente bem, a criatividade encontra mais espaço pra alcançar níveis incríveis e suas execuções serão cada vez melhores!
  • Antes de dormir, pense no seu dia. O que foi legal? De que forma você poderia ter contribuído para que fosse melhor?
  • Quais são as pessoas, as coisas e os fatos que te fazem ser grato no dia de hoje? Pratique a gratidão.
  • Toda vez que sentir vontade de reclamar de algo ou alguém, pense de que forma você pode mudar aquela situação. Seja dando uma reviravolta corajosa na vida ou apenas usando sua inteligência para que o fato te abale menos.
  • Tente preparar um ambiente gostoso pra dormir. Uma cama confortável, um quarto fresquinho.
  • E durma bem por… 8 horas? Parece que não é necessário tudo isso – ou então você precisa mais do que isso.
  • Há uma teoria que diz que, para acordar bem disposto, quando falamos em quantidade de horas, devemos dormir múltiplos de 90 minutos. Os ciclos do sono repetem-se a cada 90 minutos e devemos programar nosso despertar para o ciclo de sono mais leve, de modo que não seja tão difícil levantar. Assim, considerando os cerca de 15 minutos que as pessoas em geral demoram pra pegar no sono, escolha se vai dormir mais 6 horas, 7 horas e meia ou 9 horas, por exemplo. O tempo mínimo necessário, depende de cada pessoa.
  • Ao acordar, se dê 5 ou 10 minutos para pensar no seu dia, colocar intenção na sua programação e conectar-se consigo mesmo (seja meditando, orando, como preferir).

Afaste-se de gente chata – não seja um chato também


Hacks Organização de EventosImagem: Designed or Selected by freepik

  • Quem dera fosse possível se livrar de todas as pessoas chatas e só lidar com as legais né? Mas se prestarmos atenção, muitas vezes é possível e não percebemos a porta de saída.
  • Lembre-se que você é a média das cinco pessoas com quem mais convive. Quer você queira, quer não, elas te influenciam, como se fosse por osmose. Por ficar ouvindo aquele blá blá blá negativo o tempo todo. Mesmo sem dar bola.
  • Faça esta análise e junte-se a gente do bem, pessoas criativas, alto astral, que estão em processo de evolução contínua.
  • Afaste-se dos fofoqueiros, negativos, estacionados. Eles só te puxam pra baixo.
  • Por outro lado, não seja você a pessoa difícil. Ninguém gosta de um colega ou líder estressado, rude ou arrogante.
  • Sua equipe precisa ser de parceiros, pessoas que tenham vontade genuína de dar o seu máximo, de remar com você e levar o barco adiante. Isso já não é muito fácil de encontrar – se você for rude, só conseguirá gente com vontade de furar o casco da canoa.
  • Aprenda técnicas para controlar seu stress e ansiedade – uma delas é ter suas tarefas organizadas e clareza mental sobre todas as etapas do evento, funções, prazos e responsabilidades.

Exercite-se


organização de eventos - hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Nada pode ser mais óbvio: prepare-se fisicamente.
  • Num dia de evento você percebe que bate sua meta de passos antes mesmo das 9 da manhã! E isso não pode arruinar com seu bem estar, certo? Be ready for that!
  • Tente manter um ritmo de exercícios aeróbicos como uma simples caminhada de 30 minutos, todos os dias.
  • Manter uma rotina de exercício, por mais leve que seja, também contribui para melhorar seu foco e diminuir o stress e a ansiedade, já que aumenta a produção de serotonina e endorfina, hormônios ligados ao bem estar.
  • Você pode caminhar em qualquer lugar, não precisa de academia. E também pode fazer uma sessão de pilates ou ioga dentro do apartamento do hotel – há redes que até dispõe de alguns equipamentos in-room.

Dopamina, Tirosina e Vitamina D

organização de eventos - hacksImagem: Designed or Selected by freepik

  • Fraqueza, dores musculares e depressão – se muitas vezes estes sintomas perseguem o organizador de eventos por fatores que não podemos controlar, que tal administrar com inteligência aqueles que podemos?
  • Baixos níveis de Vitamina D te tornam mais suscetível a estes e outros inconvenientes, como fadiga sem explicação e baixa resistência a infecções.
  • Inclua o exame do nível de Vitamina D nos seus exames regulares. Se necessário, corra e providencie você mesmo a Vitamina D de cada dia!
  • Naturalmente produzida pela pele durante a exposição ao sol ou através de uma dieta específica baseada principalmente em peixes e frutos do mar, a grande verdade é que com a rotina que temos, o mais garantido é apelar para suplemento de vitaminas.
  • Outra coisinha que não pode estar em baixa no seu organismo é a Dopamina. A Dopamina é uma substância química responsável pela comunicação entre os nossos neurônios, sendo intimamente relacionada à motivação, ao aprendizado, foco e concentração – o que indica sua importância na melhoria da produtividade.
  • Sua influência é tão preciosa que, garantindo os níveis ideais, o ser humano ganha um aumento de performance ao melhorar sua capacidade de planejar com antecedência e até mesmo resistir aos impulsos da procrastinação, por exemplo.
  • Em relação à motivação, a Dopamina age tanto no que diz respeito ao desejo de realizar algo, a vontade de buscar, conquistar, quanto na satisfação de ter realizado.
  • A carência de Dopamina pode causar falta de motivação, fadiga, apatia, incapacidade de sentir prazer, problemas de sono e perda de memória entre outros.
  • Através da alimentação, a Dopamina pode ser incrementada pela ingestão de itens que contém Tirosina, que é a proteína chave para sua fabricação.
  • A Tirosina é encontrada em alimentos como: todos os produtos de origem animal, amêndoas, maçã, abacate, aveia, banana madura, beterraba, brócolis, salmão, cacau, café, vegetais de folhas verdes, chá verde, chocolate escuro (!), gergelim, sementes de abóbora, cúrcuma, melancia e alimentos ricos em probióticos como iogurte natural.
  • O açúcar aumenta os níveis de dopamina apenas temporariamente, agindo como uma droga, o que não é saudável.
  • Há suplementos que auxiliam o aumento do nível de dopamina, naturalmente, como o Ginkgo Biloba e L-Teanina, esta última encontrada no chá verde.
  • Apesar do encanto deste paraíso de alta performance e produtividade de quem está em dia com a Vitamina D e os níveis de Dopamina, é importante ter cuidado ao ingerir suplementos. Por que se a falta deles é prejudicial, o excesso também é!
  • No caso da Dopamina, saber que a esquizofrenia é um quadro que, entre os demais componentes, apresenta excesso de Dopamina, mostra bem os cuidados necessários.
  • Além disso, há casos em que, por características do próprio organismo, a Dopamina concentra-se em partes distintas do cérebro – com efeitos variados sobre o desempenho mental. Por isso, vá com calma e converse com um médico!

No escritório

hacks organização de eventos

Imagem: Designed or Selected by freepik

Não seja um facilitador voluntário

Quem nunca teve um colega do tipo que adora aproveitar a agilidade, boa vontade ou conhecimento específico dos outros e vive pedindo ajudinhas? Aqueles que antes mesmo de entrar no Google, por exemplo, suspira em voz alta sua necessidade, acostumado a pedir ajuda antes de tentar fazer sozinhos? É a típica pessoa que não se esforça, não vai além, não gosta de nada que dê trabalho, acha tudo perda de tempo. E daí nunca aprende nada, não possui informação e sempre pede ajuda.

E aqueles que se esforçam em aprender, pesquisar por conta própria, anotar contatos de pessoas-chave, registrar assuntos para referência futura, acabam sendo importunado pelos outros e atrasando-se com suas próprias tarefas.
Eu tenho certeza de que você faz parte do time dos que se esforça, que aprende uma coisa que ninguém sabe e que tem uma agenda de contatos atualizada e completíssima. E a minha dica vai pra você: cuide das suas tarefas e depois auxilie aos demais – coloque primeiro a sua máscara de oxigênio, lembra?

Há pessoas que estão sempre envolvendo-se em projetos alheios simplesmente por ouvir alguém dizer que está com alguma dificuldade – e não resiste em colocar suas habilidades a favor da humanidade. E daí este ser humano fica com sobrecarga de trabalho, passa mais horas do que o necessário no escritório e está muitas vezes em atraso com as suas própria coisas.

Resista ao desejo de ajudar, tendo sido solicitado ou não – isso é bom inclusive para incentivar os colegas: se eles não têm alguém a quem recorrer sempre que precisarem, começarão a se esforçar mais para serem auto suficientes.
Importante: isso não quer dizer que você vai ser um ermitão que não colabora com o grupo, não compartilha conhecimento. Apenas não é um facilitador voluntário da vida alheia.

Problemas, soluções e eventos imperfeitos (!)

  • Toda vez que acontecer um problema ou um conflito, entenda que a principal questão não é achar um culpado ou demonizar os processos. O foco deve ser resolver a situação, pensar em como evitar que aconteça novamente e de que forma isso estará te tornando um profissional e uma pessoa melhor.
  • A sensação de realização quando tudo estiver bem – e possivelmente quando um processo for adaptado sob sua influência – é muito mais gostosa do que o alívio temporário de ficar amaldiçoando cada desafio que surgir.
  • Alegre-se com suas realizações – esqueça a perfeição. Ela não existe (difícil para uma virginiana assumir isso, mas é verdade). A busca da perfeição só faz com que o ser humano sinta-se fracassado.

Um segredinho sobre Eventos Perfeitos: perfeição não existe. Um evento perfeito é aquele feito com extremo cuidado, atenção e profissionalismo. Ele poderá ter contratempos, falhas e escorregões – que serão perfeitamente administrados com o expertise da equipe organizadora de modo que os convidados não percebam e que não gere custos extras para o cliente. Isso é um evento perfeito!

 Fox, Oscar, Charlie, Oscar – ou: desligue-se do que não é prioridade no momento


organização de eventos - hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

Nós trabalhamos com criatividade, com novos horizontes a cada dia. E por isso conversar com os colegas, trocar experiências e colaborar com o grupo é essencial. Porém há momentos em que é preciso focar. Sim ou sim. E, gente, pra certas pessoas é muito difícil virar a chave e se fechar na bolha do trabalho concentrado. Digo isso por experiência própria. Estratégias são necessárias!

  • Mantenha um caderno ou uma agenda para anotar tudo o que você tem pra fazer – não guarde na cabeça: você vai ficar ocupando seu cérebro com a obrigação de lembrar daquilo e, no final, pode acabar esquecendo.
  • Se precisar, codifique sua lista de pendências ou tenha páginas separadas por assuntos, por projetos.
  • Anote seus prazos em uma agenda e todo final de semana (ou início, que seja) analise as duas semanas seguintes. Há prazos que devem ser cuidados muito antes que cheguem.
  • Riscar as tarefas da lista ou fazer um grande X no calendário, nos dias em que conseguiu cumprir sua agenda, é super animador!
  • Há estudos que mostram que ter um grid que mostre a você mesmo o quanto está sendo eficiente em relação as suas metas, induz à produção de Dopamina! Você fica motivado a conseguir fazer o X todos os dias. Quanto mais dias marcados, mais estímulo terá.
  • Crie o seu ambiente ideal para cumprir as tarefas que priorizou para o seu dia. É essencial para manter sua sanidade – e produtividade. Da forma que for possível.
  • Desligue alertas do celular e da tela do computador, adie os bate papos e cheque o e-mail somente quando for realmente necessário.
  • Se for possível, isole-se pelo tempo necessário para finalizar uma tarefa importante, seja num ambiente mais tranquilo, se você tiver esta oportunidade – ou ouvindo white noises.
  • Um bom APP para isso é o Noisli – o meu som preferido é o de uma cafeteria (escolha na categoria produtividade, o simbolo de uma xícara de café.
  • Avise aos colegas e chefe que precisa daquele momento focado e que vai usar os fones de ouvido. Mas mantenha-se atento ao telefone da sua mesa, por exemplo. Ninguém precisa lidar com ele, no seu lugar.
  • Organize-se: um calendário e um caderno são seus melhores amigos

Priorize e planeje


organização de eventos - hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • No fim de todos os dias, programe suas tarefas para o dia seguinte, por prioridades. Começar o dia sem saber o que vai fazer é péssimo.
  • Quando você decide sua agenda ao olhar para a mesa e ver qual bomba vai explodir mais rapidamente, você corre o risco de ser surpreendido por uma que ficou escondida e ter que parar tudo o que está fazendo para evitar que exploda. #candycrushfeelings


organização de eventos - hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Não acredite que irá conseguir realizar mais do que 3 coisas importantes em um dia. Você será interrompido pelas urgências e terá ainda as tarefas do dia a dia. Provavelmente vai se frustrar e ficar com uma sensação muito ruim de incompetência.
  • Tenha controle do seu dia. Saiba quanto e quando você está ocupado, assim você não deixa a prioridade dos outros tomarem o seu dia.

 Adiar & Delegar

  • Você tem 3 grandes coisas para fazer num dia. E várias pequenas. Se for necessário reavalie e adie, sem culpa, os itens menos importantes, que puderem ser adiados. Mantenha anotado, para não esquecer, e não deixe para a última hora!
  • De vez em quando tente dizer não para tarefas que são passadas a você. Tarefas que não condizem com sua atividade core ou aquelas que requerem muito menos do que a sua capacidade profissional, são exemplos de atividades que você pode tentar se livrar.
  • Pode parecer muito difícil no começo. Mas uma vez que você argumente de forma racional e negocie sem rodeios, é possível sim.
  • Dizer não não significa escapar de fazer algo por vagabundagem – ao contrário é uma forma de se comprometer com as tarefas que você já tem e realizá-las da melhor forma possível.
  • O livro Inteligência Emocional 2.0 fala sobre os impactos de não usar esta palavrinha mágica – e afirma que ela faz parte essencial do perfil de uma pessoa emocionalmente inteligente.

Tempo de trabalhar. Tempo de pausar.


Organização de Eventos - Hacks
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Tente identificar qual é o momento do dia em que você consegue focar-se e concentrar-se com mais facilidade – eleja este horário para as tarefas que exigem sua atenção. Por exemplo: dedique-se a projetos pela manhã e outras tarefas como telefonemas e emails à tarde.
  • Levante-se por pelo menos 10 minutos a cada hora de trabalho sentado – o suficiente para caminhar até o banheiro, fazer um xixizinho (!) e beber um pouco de água. Você estica a coluna, faz o sangue circular, hidrata-se e alimenta o cérebro com seu combustivo favorito.

Baby tasks sim, multi-tarefa não

  • Divida tarefas grandes em pequenas ações.
  • Ao montar um roteiro, por exemplo, faça toda a pesquisa em mapas, de uma vez só. Junte toda informação que precisa. Depois trace as linhas gerais, com bullet points. Próximo passo: as cerejas, os toques especiais. Finalmente, trabalhe em traduções, descrições.
  • Fica mais fácil e mais gostoso: a sensação de riscar um item da sua agenda é fantástica não é? Tenha mais itens! E itens mais fáceis de cumprir do que uma enorme e complexa tarefa.
  • A maior parte das pessoas prefere começar pelas tarefas mais fáceis ou menores – outras preferem começar pelas mais difíceis, pra tirar de frente. Você já testou o que funciona melhor pra você?
  • Mas veja bem: comece e termine as pequenas tarefas. Não deixe pelo meio ou faça várias coisas ao mesmo tempo.
  • Dedicando-se a muitas coisas simultaneamente você se desconcentra ao passar de uma pra outra e isso não ajuda a produzir mais – ou melhor.
  • Disciplina, foco e rotina são a chave da produtividade. Exigem persistência, mas garantem consistência nas suas execuções e proporcionam tempo para desenvolver novas habilidades.

Se você está gostando deste artigo e quer receber conteúdo útil em seu email, assine nossa newsletter! Clique aqui e não se preocupe, eu também detesto spam!

Durante o evento

Facilite seus deslocamentos

  • Transformar seus deslocamentos em um suplício só prejudica o evento. Batalhe para inserir nos custos do evento uma hospedagem para sua equipe (ou apenas você, o líder, se não tiver jeito). Se não der no mesmo hotel, tente ficar o mais próximo possível.
  • Mesmo que o evento aconteça na sua cidade isso vai garantir um pouco mais de descanso e, se servir como argumento, trará agilidade no caso de uma emergência.
  • Tentar cortesia com o hotel é uma opção.
  • Comece a negociar desde o momento da cotação, que os apartamentos dos participantes sejam próximos uns dos outros e se possível no mesmo andar. Isso facilita para o público do evento e para sua equipe também.

Mantenha-se organizado. Antecipe-se.



hacks organização de ecentos y
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Tenha tudo o que vai precisar junto com você (e tudo o que possivelmente irá precisar, em algum local de fácil acesso).
  • Já tive pesadelos de estar em um evento sem a minha pasta de coordenação. A coisa é séria assim. Há aqueles que adoram tecnologia e que odeiam papel. Eu adoro tecnologia e papel. Não desperdiço, apenas me sinto mais segura tendo back-ups e documentos fáceis de acessar sem ter que estar ligada a uma tomada ou conectada à internet. Por isso a minha pasta do coordenador é super completa. É mais ou menos assim: se eu morrer, o evento acontece sem grandes dificuldades.
  • Imprescindível em todo evento, o kit que chamo carinhosamente de Malinha de Utilidades deve conter itens que vão de clips de papel sulfite a protetor labial, passando por fitas adesivas dupla face, haste para bandeiras, canivete, avançador de slides e megafone. Obviamente que a escolha dos itens depende do tipo de evento e ações planejadas. Como as minhas malas contém em geral uniforme, roupa íntima, 2 pares de sapatos e necessaire, sempre há espaço para coisas que já levei 20 vezes e só usei 2. Graças a Deus que eu tinha levado nas duas vezes que precisei né?
  • Dependendo do tamanho do evento, é bom ter mais de uma malinha de utilidades, em pontos estratégicos do espaço utilizado.
  • Cadastre no seu celular (no pessoal, onde usa Whatsapp e no corporativo ) os telefones chave: cliente, fornecedores, staff etc.
  • No fim de cada dia cheque se tudo o que precisará está pronto. Roupas, materiais, staffs e fornecedores reconfirmados.
  • Não imagine que poderá, pela manhã, checar itens importantes das atividades da tarde, por exemplo. É um risco que não se deve correr – você provavelmente estará ocupado a manhã inteira!
  • Da mesma forma (e pelos mesmos motivos), se você está hospedado em um hotel, deixe suas malas sempre arrumadas e fechadas, como se estivesse pronta para ir embora. Algumas vezes temos que trocar de apartamento e ter que parar tudo o que está fazendo pra recolher tralhas pelo quarto, necessaires pelo banheiro etc, pode arruinar o desenvolvimento de algo que poderia ser suave.

Comer e beber


hacks organizadores de eventos
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Algo normal durante um evento é você se dar conta de que são cinco da tarde e ainda não almoçou. São ossos do ofício. Mas é muito importante não descuidar do que está comendo e bebendo – e garantir que vá comer e beber!
  • Em eventos e principalmente viagens de incentivo uma das partes mais legais são os fantásticos almoços e jantares – se você já tem uma disciplina alimentar não relaxe, tratando esta ou aquela refeição como exceção – afinal o objetivo é estarmos a maior parte do tempo trabalhando, portanto almoçar “fora” não será exceção e, sim, a regra.
  • Verifique o menu com antecedência e faça escolhas saudáveis para minimizar calorias e garantir energia.
  • Uma boa ideia é ter uns snacks (saudáveis) à mão. Uma banana extra do café da manhã, frutas secas, um sanduíche que você possa levar na bolsa.
  • Sobre beber, sorry to say que me refiro à água. Tenha sempre uma garrafa pequena que possa carregar para qualquer lugar e reabastecer sempre.
  • Quanto ao álcool, a sugestão é evitar. Além de tudo o que já sabemos sobre a redução da atenção e do reflexo, não pega bem diante do cliente – ele pode entender que você está having fun (divertindo-se) ao invés de trabalhando. Por mais que ele te ofereça, indica mais seriedade da sua parte recusar – e garantir que no caso de uma emergência, estará 100% alerta.

Facilite sua vida, aprecie o mínimo conforto a que tem direito



hacks organização de eventos
Imagem: Designed or Selected by freepik

  • Utilizar todos os recursos que podem facilitar o seu trabalho não é preguiça, é inteligência. Saber se poupar, ganhar agilidade e ter condições de lidar com mais coisas ao mesmo tempo, sem desfalecer ao final do dia é coisa de gente esperta.
  • Saiba onde ficam os banheiros mais próximos (masculino e feminino).
  • Aprenda o quanto antes o caminho mais rápido entre os pontos pelos quais irá circular durante o evento. Os funcionários do local em geral ajudam muito.
  • Sempre que possível, alugue rádios HT com fones de ouvido, prendedores ou alças – você fica com as mãos livres e consegue uma comunicação eficiente sem deslocamentos desnecessários
  • Sente-se, use elevadores, escadas e esteiras rolantes – desnecessário maiores explicação. Qualquer oportunidade de não gastar energia e ter um pouco de descanso deve ser aproveitada – com bom senso, obviamente. Se precisam de você com urgência no andar superior, ficar parado em uma escada rolante pode ser extremamente prejudicial à sua carreira. Da mesma forma, sente-se em locais onde não atrapalhe e onde possa ter acesso rápido às pessoas que precisam de sua atenção.
  • Deixe a segunda chave do apartamento sempre inserida no card slot (aquele aparelhinho que comanda o acionamento de luzes e ar condicionado). Assim, sempre que você entrar, a temperatura vai estar agradável e as luzes fáceis de acender.
  • Não tema delegar certas responsabilidades, por algum tempo, a um staff de confiança. Escolha momentos menos complexos e aproveite este tempo para se reorganizar ou descansar.
  • Garanta que a pessoa no comando terá como fazer contato com você em caso de emergência – e que todos saibam quem é o commander agora.
  • Garanta que você e seus staffs terão um ambiente privado para “desligar-se” por uns minutinhos ao longo do dia. Se tiver alguma comida e água disponível neste local, melhor ainda!

Faça uma mala prática e vista-se também de forma prática

hacks organização de eventos wImagem: Designed or Selected by freepik

  • Invista numa mala de qualidade e numa capa de proteção (preferência por neoprene, que é grosso e fácil de manusear). Ninguém quer ter que lidar com uma mala rasgada ou quebrada a cada dois meses né?
  • Prefira as que possuem rodinhas 360°. A economia que você faz na hora de comprar uma mala de rodinhas fixas transforma-se em um lamento choroso quando tiver que arrastá-la por quilômetros ao mesmo tempo em que atende ao celular e anota algo numa prancheta.
  • Se você tem uma mala preta, a capa ou etiqueta podem ser coloridas, para te ajudar a identificá-la.
  • Informe-se se a companhia aérea em que irá voar tem algum sistema de rastreamento de bagagem que você possa acompanhar e faça-o.
  • Se estiver sobrando dinheiro, que tal uma mala com GPS?
  • Viaje com um sapato leve, como dito anteriormente. Leve um par mais social e outro estilo tênis. Um chinelo para usar no quarto. Será suficiente.
  • No mais, a maioria das empresas fornecem uniformes – ou solicitam o uso de roupa preta. Se não for o seu caso – e tiver que usar roupas sociais, invista nos acessórios: lenços, bijouterias, blazers.
  • As calças devem ser do tipo que permitem movimentação, por que no mínimo você vai andar, correr e agachar.

§ Mini Flash Back § Uma vez trabalhei com uma equipe de americanos. Todos os dias a minha “chefe” estava linda, maquiada, cabelos escovados, bem vestida e suavemente perfumada das sete da manhã até muito depois da meia noite. Do jeito que ela saía do quarto pela manhã, estava à noite, como se usasse um spray fixador de tudo. Eu perguntei como conseguia se manter intacta no meio do que ela muitas vezes se referiu como um f****** nightmare (qual evento não é?). Ela me respondeu que o segredo era não se desgastar desnecessariamente e nem se estressar com tudo o que acontecia ao redor. Com excelente planejamento, back-ups, decisões seguras e comunicação assertiva ela se mantinha healthy ao longo do dia e do evento.

Staff, staff, staff

  • Tenha staff suficiente. É melhor economizar na comida do que em staff. Falaremos disso com mais profundidade no futuro.
  • Identifique a natureza do seu staff, seja ele da sua nacionalidade, acostumado com seu ritmo ou de outra cultura. Sejam assistentes diretos, funcionários de hotéis ou técnicos, encontre o ponto de empatia para mantê-los ao seu lado – e não contra você.
  • Faça com que sintam-se felizes em ser o mais úteis possível.
  • Apesar de entendermos que todos os envolvidos num evento assumiram uma responsabilidade e são remunerados para tal, nem sempre o grupo todo está sintonizado com o sucesso do evento. Traga eles para o seu time. De forma profissional, claro – o que não dispensa algum tipo de afetuosidade, se você souber medir a mão.
  • Determine a função de staffs-chave, todos saberão a quem recorrer para resolver determinado assunto.
  • Se for possível, num evento grande, ofereça oportunidade de trabalho voluntário para estudantes de áreas relacionadas com eventos – faça entrevistas prévias e ofereça um tipo de certificado de participação!

E você, quais são seus hacks para sobreviver mais facilmente a um grande evento?

Qual seu truque pessoa para facilitar sua vida e agilizar as coisas no dia a dia? Compartilhe nos comentários, ou me diga o que achou deste artigo. Sua opinião é que determina o rumo das coisas por aqui!

Até o próximo, Flávia Ribeiro

Comentários

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *