Salvem o Budget – 40 formas de cortar custos de A&B

Uma das despesas mais pesadas de um evento (depois de passagem aérea e hospedagem, se for o caso) são os custos de A&B (alimentos & bebidas).

Nos Estados Unidos houve um aumento de 5% no valor de A&B em 2015 em relação a 2014 e a tendência é que se repita em 2016.

A boa notícia é que com alguma criatividade, conhecimento e jogo de cintura para negociação, é possível reduzir substancialmente o valor deste item.

Custos de A&B

Normalmente os fornecedores nos enviam propostas com mais de um tipo de menu, com preços variados.

No passado, eu costumava inserir na planilha de custos inicial o segundo menu, por ordem de preço. Não o mais barato, o próximo.

Assim eu garantia um pouco mais de sofisticação ou variedade de itens, mas não pesava muito no preço. E ainda me sobrava margem para reduzir, se necessário.

Hoje em dia, porém, com as concorrências sendo vencidas por diferenças irrisórias de orçamento, o melhor é escolher o mais barato – exceto quando esta opção for claramente deficitária em relação ao perfil e briefing do cliente/evento.

Então menciono que o valor é “a partir de” – e explico que isso significa que a opção considerada é a de menor custo (descrever sucintamente o tipo de menu), podendo ser apresentadas alternativas superiores, se desejado.

Negociação de custos de A&B

Custos de A&B

Imagem: Designed or Selected by freepik

Os primeiros passos para um excelente orçamento de Alimentos & Bebidas é compartilhar a informação.

Já sabemos que tudo começa com um briefing completo (a RFP perfeita!) através do qual você irá transmitir as expectativas do evento e, em especial, em relação a alimentos e bebidas.

A continuação é: deixe claro quanto dinheiro há disponível no total.

Dê ao seu parceiro comercial a oportunidade de lhe oferecer a melhor proposta. Não informe um valor por pessoa ou por refeição. Pode ser que ele consiga economizar no almoço e sofisticar mais do que você imaginava, no jantar!

Um bom organizador de eventos já se conformou e assumiu com alegria a realidade de ter de ser especialista em muitas coisas – ou pelo menos ir acumulando alguns conhecimentos básicos sobre vários assuntos: direito, medicina, arquitetura, decoração, pedagogia, relações públicas etc. Gastronomia está entre estes conhecimentos – e é, ao meu ver, um dos mais importantes. Seja na hora de ajudar seu cliente a escolher um menu, seja para tratar com o fornecedor.

Como eu já disse uma vez, gosto de partir do princípio de que estou lidando com pessoas honestas. Mas considero importante demonstrar que não estão lidando com uma amadora.

Mostre que você conhece as possibilidades de maximizar seu budget e mencione para seu parceiro/fornecedor as estratégias que você considera válidas e aplicáveis para aquele determinado evento. Prepare-se antes!

Estratégias para redução dos custos de A&B

Dependendo do público, do destino e da característica do evento, é possível lançar mão de algumas estratégias para minimizar os custos de alimentos e bebidas.

Confira algumas sugestões a seguir – mas lembre-se: nem todas aplicam-se a todos os casos!

1. Solicitar cortesia de welcome drink no hotel ou espaço de eventos, se dispuserem do serviço – dependendo do tamanho do grupo, até um pequeno coquetel com canapés.

2. Pedir duas garrafas de água por pessoa, por dia, como cortesia no apartamento.

3. Almoço ou jantar no restaurante buffet do hotel em geral é mais barato que em uma sala privativa, com taxa de banquete.

4. Uma viagem de incentivo e você precisa oferecer jantar no hotel quando o grupo retornar de um passeio extenso e cansativo: cheque o valor do room service, no restaurante do hotel e da sala privativa. Compare com um possível cash allowance. Escolha o que ficar mais em conta!

5. Incluir na programação algumas refeições livres, com cash allowance. Principalmente durante passeios ou naqueles momentos em que os convidados estarão mais cansados para se arrumar e sair para um jantar chique.

6. Nos diversos restaurantes e venues, sempre que possível (inclusive operacionalmente), contratar serviço de bebida ao consumo e não pacotes individuais.

7. Escolha pacotes de bebidas quando a refeição for mais objetiva (menos festiva, apenas uma refeição) e você entenda que os itens incluídos serão obviamente consumidos – ex. uma bebida não alcoólica e um café por pessoa.

8. Familiarize-se com as opções em cada destino: em Las Vegas, por exemplo, você pode adquirir voucher para restaurantes nos diversos hotéis de determinadas redes, a um preço bem interessante.

9. Reduza seus coffee breaks – 15 minutos ao invés de 30.

10. Trabalhe com o chef nas opções de menus, proponha adaptações. Sabemos que na maioria das vezes isso é complicado num restaurante. Mas eventualmente em hotéis e/ou com serviços de catering exclusivos fica mais fácil negociar.

11. Opte por carnes menos nobres, mas preparadas de maneira diferente.

12. Dê preferência a ingredientes locais – darão um toque de originalidade no menu e podem ser mais baratos do que os pratos tradicionais.

13. Conheça um pouco do destino – tudo bem pedir salmão no Chile e atum no Havaí – mas não proponha carne de boi todos os dias no Japão. Pode ficar beeeeem caro! E tem esta expertise para orientar seu cliente, é fundamental.

14. Aproveite o menu econômico, negociado e bem sucedido de um evento anterior!

15. Mantenha-se nos menus de 3 tempos: entrada, prato principal e sobremesa.

16. Se durante a visita técnica você perceber que as porções são muito grandes, não se acanhe em pedir uma redução e consequente negociação de preço.

Custos de A&B

17. Um prato com vários tipos de sobremesa no centro da mesa, estilo degustação, é mais econômico do que uma grande porção por pessoa – a maioria é deixada pela metade!

18. Instrua os garçons a esperarem as pessoas pedirem por mais bebida ao invés de encherem as taças automaticamente.

19. Em baladas que não são fechadas para o grupo, sempre que possível, ao invés de comprar um número determinado de garrafas ou a pulseira de open bar, analise a possibilidade de determinar um valor em dinheiro para a pessoa consumir o que quiser. Você pode até brincar, dizendo que é um “vale balada” ou algo assim. As pessoas bebem menos quando estão pagando – mesmo que você tenha dado o dinheiro a elas!

20. Durante coquetéis ou coffee breaks, evite itens extremamente salgados ou condimentados que fazem as pessoas terem mais sede.

21. Que tal centros de mesa comestíveis? Usar parte da comida como decoração pode gerar uma boa economia! Veja alguns exemplos no meu painel Centros de Mesa Comestíves no Pinterest.

22. Mesas com centro giratório podem também substituir o custo de uma decoração floral, por exemplo.

23. O centro de mesa giratório ajuda em outros aspectos: usando o serviço family style em geral são colocados dois pratos de cada tipo de comida na mesa, para os convidados ficarem mais confortáveis = mais louça pra lavar. Além de evitar o excesso de louça, ao substituir o buffet por mesa com centro giratório (chama-se Lazy Susan em inglês, sabia?) você oferece mais conforto aos convidados, que não precisam levantar-se para se servir e evita desperdícios. Se a situação pede que você alugue mobiliário, analise com chef e considere esta opção!

24. Se for oportuno, use boxes para cafés da manhã (quando saem muito cedo para o aeroporto ou para um passeio, por exemplo), almoços e até lanches noturnos (como no retorno de um dia de compras). Andei vendo alguns modelos bem legais – veja aqui.

25. Algumas atividades corporativas podem ser realizadas em restaurantes fora de hotéis ao invés de salas de evento com serviço de banquete. Sai bem mais em conta e eventualmente você se livra até da exigência de contratar os equipamentos in-house!

26. Se você tiver um histórico do grupo, considere sua experiência para determinar o mínimo de consumo de bebidas que você garante ou irá precisar disponível.

27. Avalie e compare os custos de servir bebidas destiladas e cortar a cerveja. Em geral funciona pra baladas – e as pessoas consumem menos quantidade.

Custos de A&B

Imagem: Designed or Selected by freepik

28. Inclua menos opções de bebida do seu open bar – vinho, cerveja e um coquetel, que pode ser desenvolvido especialmente para o seu público – com ou sem álcool.

29. Escolha vinhos locais – não exija marcas internacionalmente conhecidas. Mas exija qualidade.

30. Aceite os chamados vinhos da casa (housewine) sem medo – no exterior, principalmente nos Estados Unidos e na Europa não costumam deixam a desejar.

31. Food trucks – com opções planejadas para atender aos variados gostos e restrições alimentares.

32. Taxas de serviço: quando você utiliza um serviço que não está normalmente disponível, paga por ele. Por exemplo um almoço para grupo no restaurante de um hotel que vai precisar contratar mais garçons para dar conta do trabalho, ou em uma sala privativa que requer arrumação, transferência de comidas. Considere locais que já contem com os serviços que você precisa.

33. Em um coquetel, para minimizar custo de pessoal, utilize estações fixas ao invés de garçons com bandejas.

34. Por outro lado, considere propor serviço de comidas volantes (butler service) ao invés do tradicional buffet – o desperdício é menor e os custos também. Buffet nem sempre é a opção mais barata, principalmente quando inclui uma estação com demonstração ou preparação ao vivo.

35. Pense na situação de ter um valor mínimo a consumir de A&B no período do evento. Porém, o que sobrou não dá para pagar o café da manhã do dia do checkout e um valor adicional terá que ser pago. Uma possibilidade é usar este valor pequeno para incrementar uma outra refeição e oferecer um box no traslado para o aeroporto, como último café da manhã. Faça as contas e veja se vale a pena!

36. Em locais de praia , questionar o chef sobre qual pescado é mais em conta na época do evento.

37. Quer oferecer itens mais caros? Reduza as porções. Trabalhe com porções individuais ao invés de travessas em buffets. Por exemplo, opte por um belo coquetel de camarão em taças ou bowls ao invés de uma tonelada que será esmagada no buffet, desperdiçada.

38. Se está havendo algum outro evento no mesmo dia ou imediatamente antes/após o seu evento, pode ser que seu orçamento se beneficie ao pegar carona e escolher o mesmo menu. Todos sabemos que o poder de negociação é ampliado quando falamos em volumes grandes!

39. Quantas vezes aconteceu de, ao invés do cordeiro que estava no menu há 40 dias, o chef te abordar na chegada do grupo ao restaurante e dizer que por motivos quaisquer ele irá servir um filé mignon? É um saco, você vai se explicar para o cliente, informar de mesa em mesa… mas tem que aceitar. O famoso #éoquetemosprahoje. E se você abrir esta possibilidade? Com um pouco de conversa, algum planejamento e critérios definidos, você e seu cliente podem dar a liberdade de o chef propor algo de quase-última-hora, se for financeiramente conveniente! Trocar o tipo de peixe, de carne, de acompanhamento. Um profissional das panelas que seja esperto, antenado ao mercado e que queira você como cliente muitas e muitas vezes, pode encontrar uma boa oportunidade e economizar algum dinheiro para o seu evento!

40. Se a ocasião permitir, considere utilizar talheres e pratos do tipo compostáveis. Diferente dos descartáveis, são delicados e charmosos. Seus convidados vão gostar da aparência e você vai economizar com o custo de comprar / alugar / pagar para lavar. Além disso, você estará dando um exemplo de escolha “verde”.

Se você gostou deste post e quer ler sobre dicas para economizar em outros custos em seu evento, escreva abaixo nos comentários qual outro tópico você gostaria de ver tratado na série “Salvem o Budget!”

E não esqueça que você pode assinar a newsletter para ser avisado assim que houver um artigo novo! Clique aqui.

Comentários

  1. Patricia luz diz

    Flavia
    Show seu artigo. PARABÉNS.
    Não tenho costume de ler blogs, contudo, o seu a partir de hoje não deixarei mais de ler.
    Atuo com eventos há anos, sua linguagem é autêntica com riqueza de detalhes e técnica além dos ‘macetes’ que no dia a dia não temos tempo de explanar e são de suma importância ao trade ou ao nosso próprio time.
    Enxergamos e vivenciamos as técnicas no dia a dia, compartilhando nossas habilidades como você faz, engrandece muito o leitor e seus atributos.
    A expertise de eventos com o saber de AeB certamente faz um diferencial grande na negociação junto ao fornecedor e (hotel ou restaurante).
    Grande abraço.PL

    • Eventos Perfeitos diz

      Obrigada Patrícia! Fico super contente que o conteúdo seja útil. A ideia é esta mesma, trazer sacadas que, na correria do dia a dia não lembramos! Estou preparando novos artigos e lhe avisarei! Um grande abraço, Flávia

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *