Salvem o Budget – Piloto

Salvem o Budget

Olá a todos!

Quando eu trabalho no calendário editorial, que é o momento em que decido os artigos que vou escrever, procuro escolher temas úteis para o dia a dia nas operações de eventos e viagens de incentivo.

Então decidi criar esta série chamada “Salvem o Budget” – afinal o dinheiro disponível é motivo para muitas dores de cabeça durante a organização de um evento. E precisamos estar super preparados para lidar com esse desafio da melhor forma.

Quando nos tornarmos mestres nesta arte, somos os verdadeiros heróis de um evento!

Budget – será que ele é o vilão?

Desde que comecei a trabalhar com eventos passei por algumas crises econômicas, políticas e internacionais. Mas sabemos que não são somente as grandes crises que abalam o nosso trabalho quando a questão é o orçamento de um evento. E talvez nem mesmo os poucos recursos.

Vários aspectos contribuem para este grande desafio que é realizar o evento que o cliente espera, que nós sabemos fazer, com o dinheiro que ele tem disponível.

Quando o contratante tem noção de custos fica um pouco mais fácil, porque não precisamos explicar coisas como “não dá pra pagar preço de passagem aérea individual para um grupo de 200 pessoas”, por exemplo.

Na maioria das vezes porém, sabemos que temos que dar estas explicações e ter paciência para fazê-los entender. É a famosa empatia: colocar-se no lugar do outro. Ele quer fazer o máximo que puder com o dinheiro que tem e não é especialista no assunto. Conta com a gente pra isso.

Mais importante, no entanto, é desenvolver algumas habilidades que nos permitam fazer o melhor uso da verba e realizar um excelente evento independente do dinheiro que se disponha.

Criatividade, jogo de cintura, habilidades de negociação e, principalmente, conhecimento do negócio – estas são as armas secretas!

§ Mini Reflexão §
Os cidadãos de países mais desenvolvidos, quando são convidados para eventos e viagens corporativas, parecem ter uma consciência muito grande sobre budget, custos e quem está pagando a conta por eles. Dão valor a cada serviço oferecido e não se jogam no chão prendendo a respiração se ao invés de um café da manhã buffet, lhes é servido um continental breakfast. Também não dão escândalo se tiverem que levar suas próprias malas para o quarto/ônibus ou caminhar cinco quadras a pé. Com brasileiros nem sempre é assim. O que nós entendemos como luxo e comodidade, outros entendem como desperdício de dinheiro e resquícios de uma cultura escravocrata. É um paradigma a ser quebrado no caminho da evolução.

No decorrer dos artigos desta série vamos tratar especificamente de cada um dos itens que compõem um evento e maneiras de reduzir seu impacto na sua planilha de custos.

Mas algo que permeia todos os aspectos envolvendo custos, e que vamos falar desde já é: negociação.

Negociação

Há quem adore negociar, barganhar. Conheci uma pessoa que tinha um prazer tão imenso nisso que fazia da pechincha um hobby. Mas a maioria das pessoas não se sente confortável negociando.

Infelizmente – ou felizmente – é uma importante tarefa que faz parte do job description de um bom organizador de eventos. Sem negociar custos e condições suas chances de vencer concorrências e manter sua rentabilidade são pequenas.

E a possibilidade de seus eventos serem menos bons do que poderiam é grande.

Quando estamos começando nesta profissão, é mais difícil. Com o tempo, vamos adquirindo experiência, identificamos mais facilmente as oportunidades e aprendemos as melhores abordagens de negociação. Com isso, ganhamos segurança e tudo se torna natural. Você faz sem perceber.

Quanto antes você desenvolver esta habilidade, melhor.

Não é preciso ter vergonha – os fornecedores sabem que em algum momento a negociação vai começar e estão preparados pra isso.

Prepare-se para a negociação de custos

Eu parto sempre do princípio de que estou tratando com pessoas honestas. Mas considero importante demonstrar que não estão lidando com uma amadora.

Mostre ao seu fornecedor que você conhece a natureza do serviço que ele está te vendendo, as possibilidades de maximizar seu budget naquele item e, se achar necessário, mencione para seu parceiro/fornecedor as estratégias que você considera válidas para economizar.

Para isso você precisa se preparar, sempre. Eu sou do time #movingup – meu objetivo é ser hoje pelo menos 1% melhor do que eu fui ontem. Estar mais preparada, adquirir mais conhecimento e masterizar minhas habilidades.

§ Dica Perfeita §
Para saber mais sobre o que é masterizar uma habilidade, sugiro este link do meu mentor Gabriel Goffi:
Genialidade vem de berço?

Algumas dicas de negociação

  • Prepare-se antes. Conheça os preços praticados no mercado, nos concorrentes do seu fornecedor. Saiba comparar a qualidade e segurança do serviço que está sendo negociado.
  • Não faça pedidos absurdos – isso impacta toda a negociação porque seu interlocutor percebe que está lidando com uma pessoa que não sabe o que está fazendo. Isso não significa que você não deve ter criatividade e ousadia. Mas tenha pelo menos um pé(só um, que seja) no chão.
  • Saiba quanto você precisa reduzir em um custo. Domine sua planilha orçamentária. Pedir negociação sem dar uma orientação fica muito vago e pode ser que, no fim, nem te ajude – ao contrário, só atrapalhe, com várias ligações e trocas de e-mail.
  • Peça mais descontos ou benefícios do que o que você precisa ou deseja – talvez você consiga o que realmente quer, com um acordo de meio termo, ou tenha uma surpresa agradável!
  • Não leve nada pro lado pessoal – mesmo se o seu fornecedor subestimar seus conhecimentos ou não compreender suas necessidades, seja mais inteligente, coloque-se no lugar dele, tente entender suas limitações e motivações e siga adiante, talvez com outra abordagem.
  • Coloque-se de forma direta e objetiva.
  • Mantenha-se no âmbito profissional, legal e ético.
  • Não perca o bom senso – nem a educação.
  • Não force uma situação em que seu fornecedor pode sair prejudicado.
  • Trabalhe no longo prazo. Comprometa-se com a fidelização do fornecedor em outros eventos, para garantir um bom custo no projeto atual. E cumpra!
  • Estabeleça um relacionamento cordial com seus fornecedores desde o início. Nem sempre é fácil – volta e meia estamos conhecendo novos profissionais, com personalidade diversas e diferenças culturais importantes.
  • Preze por relacionamentos profissionais de longo tempo. É muito mais fácil negociar com um parceiro com o qual você está conectado há tempos. Ele conhece sua forma de trabalho. Você tem mais ou menos uma ideia de até onde ele pode ir. E a empatia pode fazer com que ele ceda mais na negociação.
  • Se você ainda não tem uma rede de fornecedores fiéis, vá construindo sua rede. Conheça o mercado, converse com pessoas.

Trabalhando com as estratégias

Salvem o Budget

Durante esta série, abordaremos os diversos itens que compõem sua planilha de custos, com propostas para negociações de custos.

Obviamente você terá que usar de muito bom senso, analisar o escopo planejado, o budget efetivamente available, o perfil do grupo e do evento, as características do destino e as exigências do cliente para propor alternativas, trocas e até cortes de serviços.

Nossas sugestões são um bom guia, mas nem todas aplicam-se a todos os casos!

Confira o episódio 1 desta série: 40 formas de cortar custos de A&B.

E, como sempre, o canal está aberto: o que você gostaria de ler nesta seção? Compartilhe aqui nos comentários os aspectos que você considera mais complicados de lidar quando se trata dos custos e do 808 de um evento.

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